Thuyết trình trước đám đông cho người mới đi làm: chuẩn bị slide, luyện nói tại nhà và 5 cách giảm run

Nhận lịch thuyết trình lần đầu ở công ty, nhiều bạn trẻ mới đi làm lo lắng đến mất ngủ vì không biết bắt đầu từ đâu. Thuyết trình là kỹ năng rèn luyện được, không phải năng khiếu bẩm sinh. Bài viết hướng dẫn từng bước cách chuẩn bị slide gọn rõ, luyện nói tại nhà và 5 cách giảm run hiệu quả.

3 điều cần nhớ

• Slide là phông nền, không phải kịch bản: mỗi slide chỉ 1 ý chính, ít chữ, nhiều hình minh họa.
• Luyện nói tại nhà ít nhất 3 lần: quay video lại, xem và sửa từng lỗi nhỏ trước ngày thuyết trình.
• Run là bình thường: áp dụng 5 cách giảm run dưới đây để biến căng thẳng thành năng lượng tích cực.

Vì sao người mới đi làm hay run khi thuyết trình

Cảm giác run khi đứng trước đám đông là phản ứng sinh học rất bình thường của con người. Khi não nhận diện tình huống "bị nhiều người đánh giá", cơ thể tự động tiết adrenaline, tim đập nhanh, tay run, mồ hôi tay ra nhiều. Theo phân tích của Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com), điều làm người mới đi làm khổ sở không phải là cơn run bản thân nó, mà là việc họ đánh đồng "run" với "thất bại", từ đó càng run càng hoảng, càng hoảng càng nói không nên lời.

Có ba nỗi sợ phổ biến nhất: sợ quên nội dung giữa chừng, sợ bị hỏi câu khó không trả lời được, và sợ đồng nghiệp, sếp đánh giá mình kém. Cả ba đều có thể hóa giải bằng chuẩn bị. Một người chuẩn bị kỹ sẽ ít quên vì đã luyện tập nhiều lần, ít sợ câu hỏi khó vì đã dự đoán trước, và ít lo bị đánh giá vì nội dung của mình chắc chắn. Nói cách khác, sự tự tin trên sân khấu là sản phẩm của công việc chuẩn bị ở nhà, không phải của may mắn.

Chuẩn bị slide: nguyên tắc ít mà chắc

Sai lầm lớn nhất của người mới là nhồi nhét mọi thứ lên slide rồi đọc lại từng chữ. Khán giả đọc nhanh hơn bạn nói, nên khi slide đầy chữ, họ sẽ đọc hết trước và không còn lý do gì để nghe bạn nói. Hãy áp dụng những nguyên tắc sau:

• Một slide, một ý chính: tiêu đề slide chính là câu kết luận của ý đó, ví dụ "Doanh thu quý 3 tăng 15%" thay vì "Báo cáo doanh thu". Nội dung bên dưới chỉ là 3 đến 5 gạch đầu dòng ngắn gọn minh chứng cho tiêu đề.
• Ít chữ, nhiều hình: dùng biểu đồ, số liệu nổi bật và hình ảnh minh họa thay cho đoạn văn dài. Một biểu đồ cột thể hiện xu hướng tăng trưởng nói thay bạn cả một đoạn giải thích.
• Phông chữ lớn, màu sắc nhất quán: chữ nội dung tối thiểu 24pt, tiêu đề từ 32pt trở lên, dùng tối đa hai màu chủ đạo trùng với màu nhận diện của công ty. Tránh nền sặc sỡ làm rối mắt.
• Tối đa 10 slide cho 10 phút: quy tắc chung là mỗi slide chiếm khoảng 1 phút nói. Bài 10 phút thì đừng làm 20 slide, bạn sẽ phải lướt qua vội vàng và mất điểm.
• Slide cuối luôn là lời kêu gọi: tóm tắt 3 điểm chính và nêu rõ bước tiếp theo bạn mong đợi từ người nghe, ví dụ "mong nhận ý kiến góp ý trước thứ Sáu" hoặc "đề xuất phê duyệt phương án A".

Sau khi làm xong, hãy tự kiểm tra bằng cách tắt máy chiếu tưởng tượng: nếu chỉ nhìn vào các tiêu đề slide mà bạn vẫn kể được mạch câu chuyện, bộ slide đã đạt yêu cầu.

Luyện nói tại nhà: biến kịch bản thành phản xạ

Slide tốt mới chỉ là một nửa công việc. Nửa còn lại là cách bạn nói. Người mới thường bỏ qua bước luyện tập vì nghĩ "đến lúc đó tự nói được", và đây là nguyên nhân số một khiến bài thuyết trình thất bại. Hãy luyện theo quy trình sau:

• Viết dàn ý nói, không viết văn bản đầy đủ: ghi ra các ý chính theo thứ tự, mỗi ý 1 đến 2 dòng gợi nhớ. Đọc văn bản soạn sẵn sẽ khiến giọng bạn đều đều như đọc báo cáo.
• Luyện lần 1: nói một mình, bấm giờ: đứng trước gương hoặc đi lại trong phòng, nói thành tiếng toàn bộ bài. Bấm giờ để biết mình đang thừa hay thiếu thời gian so với kế hoạch.
• Luyện lần 2: quay video bằng điện thoại: dựng điện thoại lên và quay lại toàn bộ phần trình bày. Khi xem lại, bạn sẽ phát hiện những thứ mình không hề hay biết: nói "ừm, à" quá nhiều, nhìn xuống đất, tay đút túi quần, giọng nói quá nhỏ ở đoạn cuối.
• Luyện lần 3: nói trước một khán giả thật: nhờ bạn cùng phòng, người yêu hoặc gọi video cho bạn bè, trình bày thử một lần và xin nhận xét thẳng thắn. Một khán giả thật sẽ giúp bạn quen với cảm giác bị nhìn.

Trong lúc luyện, hãy chuẩn bị sẵn phần mở đầu và phần kết luận thuộc lòng nhất, vì hai đoạn này là lúc bạn run nhất và cũng là lúc khán giả chú ý nhất. Mở đầu có thể là một câu hỏi, một con số gây bất ngờ hoặc một câu chuyện ngắn liên quan đến chủ đề, đừng mở đầu bằng "Em xin tự giới thiệu, em là..." một cách máy móc. Kết luận thì nhắc lại 3 điểm chính và lời kêu gọi hành động.

5 cách giảm run trước và trong lúc thuyết trình

1. Hít thở sâu theo nhịp 4-4-6

Trước giờ lên sóng 5 phút, hít vào 4 giây, giữ 4 giây, thở ra 6 giây, lặp lại 5 lần. Nhịp thở chậm báo cho não biết không có nguy hiểm, cơn run tay và tim đập nhanh sẽ giảm rõ rệt. Đây là kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả nhất mà nhiều diễn giả chuyên nghiệp vẫn dùng.

2. Chuyển sự chú ý sang khán giả

Thay vì nghĩ "mọi người đang đánh giá mình", hãy nghĩ "mình đang giúp họ hiểu một điều hữu ích". Khi trọng tâm chuyển từ bản thân sang giá trị mang lại cho người nghe, áp lực tâm lý giảm đi một nửa. Hãy nhìn vào những gương mặt thân thiện, gật đầu khích lệ trong khán phòng để lấy thêm động lực.

3. Nói chậm hơn bạn nghĩ

Khi run, người ta có xu hướng nói nhanh gấp rưỡi bình thường mà không hay biết. Hãy chủ động nói chậm lại, ngắt nghỉ sau mỗi ý chính. Khoảng lặng 2 giây sau một ý quan trọng không làm bạn trông lúng túng, ngược lại nó khiến bạn trông chững chạc và cho khán giả thời gian tiếp thu.

4. Chuẩn bị "phao cứu sinh" cho câu hỏi khó

Liệt kê trước 5 đến 10 câu hỏi khó có thể bị hỏi và chuẩn bị câu trả lời ngắn gọn. Với câu hỏi bất ngờ không biết đáp án, đừng bịa: hãy nói "Đây là điểm hay, em sẽ kiểm tra lại số liệu và phản hồi anh/chị trong hôm nay". Sự trung thực được đánh giá cao hơn một câu trả lời vòng vo.

5. Vận động nhẹ trước giờ G

Đi bộ nhanh 10 phút, vươn vai, xoay cổ tay cổ chân trước khi vào phòng họp. Vận động giúp đốt bớt adrenaline dư thừa, cơ thể bớt run và giọng nói vang hơn. Tránh uống quá nhiều cà phê vì caffeine làm tim đập nhanh hơn, khiến cơn run tệ đi.

Sau buổi thuyết trình: rút kinh nghiệm để lần sau tốt hơn

Bài thuyết trình không kết thúc khi bạn bước xuống bục. Hãy xin phản hồi từ 2 đến 3 đồng nghiệp đáng tin: điểm nào rõ ràng, điểm nào còn lan man, slide nào khó hiểu. Ghi lại những nhận xét này vào một file riêng, mỗi lần thuyết trình là một lần bạn có thêm dữ liệu để cải thiện. Người mới đi làm nào cũng có thể xem thêm các bài về 7 kỹ năng nên rèn trong 6 tháng đầu đi làm và cách trả lời câu hỏi khó khi phỏng vấn để hoàn thiện kỹ năng giao tiếp nơi công sở. Khi cần thương lượng hoặc trình bày quan điểm với cấp trên, kinh nghiệm thương lượng lương khi nhận offer và viết email chuyên nghiệp cũng sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều.

Câu hỏi thường gặp

Run quá không nói được thì phải làm sao?

Hãy dừng lại 2 đến 3 giây, uống một ngụm nước, hít một hơi sâu rồi nói tiếp. Khán giả sẽ không đánh giá bạn vì một khoảng lặng ngắn, họ chỉ nhớ nội dung bạn truyền đạt. Tuyệt đối không xin lỗi liên tục vì run, điều đó chỉ khiến mọi người chú ý hơn vào sự run của bạn.

Có nên học thuộc lòng toàn bộ bài nói không?

Không nên. Học thuộc lòng khiến giọng bạn thiếu tự nhiên và chỉ cần quên một câu là cả mạch bài sụp đổ. Hãy thuộc dàn ý và các ý chính, còn câu chữ cụ thể thì để tự nhiên theo lúc nói. Cách này vừa linh hoạt vừa giúp bạn trông chân thành hơn.

Thuyết trình online có khác gì thuyết trình trực tiếp?

Về nội dung thì giống nhau, nhưng online bạn cần nói chậm và rõ hơn vì đường truyền có thể làm mất chữ, nhìn thẳng vào camera thay vì nhìn màn hình để tạo cảm giác giao tiếp bằng mắt, và tắt thông báo điện thoại, máy tính để tránh bị gián đoạn. Nên đứng khi thuyết trình online nếu có thể, giọng bạn sẽ khỏe và tự tin hơn khi đứng.

Kết luận

Thuyết trình trước đám đông là kỹ năng mà mọi người mới đi làm đều phải vượt qua, và tin tốt là nó hoàn toàn có thể rèn luyện được. Một bộ slide gọn rõ, ba lần luyện nói nghiêm túc tại nhà và 5 cách giảm run trong bài viết này là đủ để bạn có một buổi thuyết trình đầu tiên suôn sẻ. Đừng đặt mục tiêu phải hoàn hảo ngay lần đầu, hãy đặt mục tiêu mỗi lần tốt hơn lần trước một chút. Sau 3 đến 5 lần thuyết trình, bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận ra cơn run ngày nào đã biến thành sự háo hức được chia sẻ. Cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp thường đến với những người dám đứng lên nói, vì vậy hãy bắt đầu rèn luyện từ hôm nay.