Lần đầu xin tăng lương, nhiều người không sợ bị từ chối bằng sợ viết sai một câu rồi làm mất lòng sếp. Thực ra, đây là cuộc trao đổi công việc bình thường, không phải lời cầu xin. Khi chuẩn bị đủ số liệu, chọn đúng thời điểm và viết email rõ ràng, lịch sự, bạn vừa bảo vệ thu nhập, vừa giữ mối quan hệ với cấp trên.
- Chuẩn bị trước ba loại số liệu: thành tích cụ thể, khối lượng công việc đã tăng thêm và mức lương thị trường cho vị trí tương đương.
- Viết email ngắn gọn, đi thẳng vào đề xuất, kèm một con số hoặc một khoảng lương rõ ràng thay vì nói chung chung là muốn tăng lương.
- Chuẩn bị sẵn kịch bản khi sếp từ chối hoặc hẹn lại, để buổi trao đổi không rơi vào im lặng khó xử và bạn vẫn có lộ trình tăng lương cụ thể.
Vì sao lần đầu xin tăng lương thường khó nói nhất
Với nhân viên văn phòng mới đi làm hai đến ba năm, lần đầu xin tăng lương thường khó hơn những lần sau. Bạn chưa biết sếp sẽ phản ứng ra sao, chưa biết công ty có ngân sách hay không, và sợ rằng một email không khéo sẽ khiến mình bị đánh giá là chỉ chăm chăm vào tiền. Nỗi sợ này rất phổ biến, đặc biệt trong văn hóa công sở Việt Nam, nơi nhiều người được dạy rằng nên khiêm tốn và chờ cấp trên tự ghi nhận.
Tuy nhiên, chờ đợi trong im lặng cũng có cái giá của nó. Khi khối lượng công việc tăng lên, khi bạn đã làm thêm việc của người khác, khi giá cả sinh hoạt tăng mà lương vẫn đứng yên, sự chán nản sẽ âm thầm tích lũy. Nhiều người chỉ đến khi đã quyết định nghỉ việc mới nói ra mong muốn tăng lương, lúc đó mọi cuộc trao đổi đều đã muộn. Viết email xin tăng lương đúng lúc, đúng cách, chính là cách bạn chủ động giữ mình ở lại với công việc một cách bền vững.
7 bước chuẩn bị trước khi viết email
Bước 1: Liệt kê thành tích bằng con số, không chỉ bằng cảm nhận
Hãy mở lại toàn bộ công việc trong sáu đến mười hai tháng qua và ghi ra những kết quả đo được. Ví dụ, bạn đã xử lý bao nhiêu hồ sơ mỗi tháng, rút ngắn thời gian xử lý từ bao nhiêu ngày xuống còn bao nhiêu ngày, hay tham gia bao nhiêu dự án quan trọng. Một câu như tôi đã đảm nhiệm thêm mảng báo cáo tuần cho cả phòng trong sáu tháng qua có sức thuyết phục hơn nhiều so với câu tôi làm việc rất chăm chỉ. Sếp cần dữ liệu để trình bày lại với cấp cao hơn, và những con số của bạn chính là tài liệu giúp sếp bảo vệ đề xuất tăng lương cho bạn.
Bước 2: Ghi lại những việc phát sinh ngoài mô tả công việc ban đầu
Rất nhiều trường hợp tăng lương chính đáng đến từ việc phạm vi công việc đã thay đổi mà lương thì chưa thay đổi theo. Bạn được tuyển vào làm một mảng, nhưng sau một năm bạn kiêm thêm mảng khác, hướng dẫn nhân viên mới, hoặc trở thành người duy nhất nắm rõ một quy trình quan trọng. Hãy liệt kê những việc này ra thành một danh sách riêng, kèm thời gian bắt đầu đảm nhiệm và tần suất thực hiện, để sếp dễ hiểu vì sao mức lương cũ không còn phù hợp nữa.
Bước 3: Tìm hiểu mức lương thị trường cho vị trí của bạn
Trước khi đưa ra con số, bạn cần biết thị trường đang trả bao nhiêu cho vị trí tương đương, ở cùng thành phố, với cùng số năm kinh nghiệm. Bạn có thể tham khảo các tin tuyển dụng công khai, hỏi ý kiến đồng nghiệp thân thiết trong ngành, hoặc trao đổi với người làm tuyển dụng. Hãy ghi chú lại khoảng lương phổ biến, chứ không dựa vào một tin tuyển dụng duy nhất, vì mỗi công ty có yêu cầu và phúc lợi khác nhau.
Bước 4: Chọn một con số hoặc một khoảng lương rõ ràng
Đừng viết email chỉ để nói rằng em mong muốn được xem xét tăng lương, mà không nêu con số nào. Sếp sẽ khó trả lời một đề xuất mơ hồ, và bạn cũng khó biết mình có đạt được điều mình muốn hay không. Hãy chọn một mức lương mục tiêu, hoặc một khoảng lương hẹp, ví dụ tăng thêm mười đến mười lăm phần trăm so với mức hiện tại, tùy theo thành tích và thị trường. Cách nêu này vừa rõ ràng, vừa để lại không gian đàm phán cho cả hai bên.
Bước 5: Chọn thời điểm gửi email thật khéo
Thời điểm tốt nhất thường là sau khi bạn vừa hoàn thành tốt một dự án, sau kỳ đánh giá hiệu quả công việc, hoặc khi công ty vừa công bố kết quả kinh doanh tích cực. Ngược lại, đừng gửi email xin tăng lương ngay sau khi phòng vừa gặp sự cố, khi sếp đang chịu áp lực lớn, hoặc khi công ty vừa thông báo cắt giảm chi phí. Một email đúng nội dung nhưng sai thời điểm vẫn có thể bị từ chối, dù bạn hoàn toàn xứng đáng.
Bước 6: Viết nháp, đọc lại và nhờ người tin cậy góp ý
Sau khi đã có đủ số liệu, hãy viết bản nháp đầu tiên, rồi để đó vài tiếng hoặc qua đêm trước khi đọc lại. Khi đọc lại, hãy tự hỏi từng câu có lịch sự không, có rõ ràng không, và có câu nào nghe như đang đe dọa nghỉ việc hay không. Nếu có, hãy viết lại ngay.
Bước 7: Chuẩn bị kịch bản cho buổi trao đổi trực tiếp sau email
Email chỉ là bước mở đầu, phần lớn các công ty sẽ mời bạn trao đổi trực tiếp sau đó. Vì vậy, hãy chuẩn bị trước những câu trả lời ngắn gọn cho các câu hỏi thường gặp, như vì sao em nghĩ mình xứng đáng, em có thể đóng góp gì thêm trong sáu tháng tới, hay mức lương em mong muốn dựa trên căn cứ nào. Luyện nói trước vài lần sẽ giúp bạn bớt run khi gặp sếp thật, và sự bình tĩnh này chính là điều khiến một cuộc đàm phán lương trở nên chuyên nghiệp.
Mẫu cấu trúc email xin tăng lương lần đầu
Một email xin tăng lương hiệu quả thường chỉ dài khoảng ba đến bốn đoạn ngắn, không cần kể lể dài dòng. Đoạn mở đầu cảm ơn sếp và công ty đã tạo cơ hội cho bạn phát triển, đồng thời nêu rõ mục đích của email. Đoạn thứ hai trình bày ngắn gọn thành tích và sự thay đổi trong phạm vi công việc, kèm vài con số tiêu biểu nhất. Đoạn thứ ba nêu mức lương mong muốn và căn cứ thị trường một cách nhẹ nhàng. Đoạn kết thúc bày tỏ mong muốn được trao đổi trực tiếp và cảm ơn sếp đã dành thời gian xem xét.
Kịch bản khi sếp từ chối hoặc hẹn lại
Nếu sếp nói rằng hiện tại công ty chưa có ngân sách, đừng vội thất vọng hay phản ứng gay gắt. Hãy bình tĩnh hỏi thêm về thời điểm có thể xem xét lại, và những tiêu chí cụ thể bạn cần đạt được để được tăng lương trong lần tới. Ví dụ, bạn có thể hỏi rằng nếu em hoàn thành thêm mục tiêu này trong ba tháng tới, liệu công ty có thể xem xét lại mức lương vào quý sau hay không. Một câu hỏi như vậy biến lời từ chối thành một lộ trình rõ ràng.
Nếu sếp hẹn lại nhưng không đưa ra thời gian cụ thể, bạn có thể chủ động đề xuất một mốc thời gian, chẳng hạn cuối quý này hoặc sau kỳ đánh giá tiếp theo, và xin phép được nhắc lại vào thời điểm đó. Hãy ghi chú lại những gì đã trao đổi ngay sau buổi gặp, để lần sau bạn có căn cứ nhắc lại mà không bị xem là gây áp lực.
Sai lầm thường gặp khi xin tăng lương lần đầu
- Viết email quá dài, kể lể cảm xúc mà thiếu số liệu, khiến sếp khó tìm ra lý do chính đáng để phê duyệt.
- So sánh lương của mình với đồng nghiệp cụ thể, điều này vừa thiếu tế nhị, vừa có thể vi phạm quy định bảo mật lương của công ty.
- Đòi tăng lương ngay sau khi vừa mắc lỗi hoặc vừa bị nhắc nhở, khiến đề xuất mất đi sức thuyết phục.
- Đưa ra con số không có căn cứ thị trường, quá cao hoặc quá thấp, rồi không giải thích được vì sao lại chọn con số đó.
- Sau khi bị từ chối thì im lặng hoàn toàn, không hỏi lộ trình, rồi âm thầm chán nản và giảm hiệu suất làm việc.
Checklist thực hành trước khi bấm gửi
- Đã liệt kê ít nhất ba thành tích cụ thể kèm con số trong sáu đến mười hai tháng qua.
- Đã ghi rõ những việc phát sinh ngoài mô tả công việc ban đầu.
- Đã tham khảo mức lương thị trường từ ít nhất hai nguồn khác nhau.
- Đã chọn một mức lương mục tiêu hoặc một khoảng lương hẹp, có căn cứ giải thích.
- Đã chọn thời điểm gửi phù hợp, tránh lúc công ty đang gặp khó khăn hoặc sếp đang quá tải.
- Đã đọc lại email ít nhất một lần sau vài tiếng, loại bỏ câu văn mang tính đe dọa hoặc phàn nàn.
- Đã kiểm tra kỹ người nhận, tiêu đề email và chính tả trước khi gửi.
Câu hỏi thường gặp
Nên xin tăng lương sau bao lâu làm việc
Không có một mốc thời gian cố định cho mọi công ty, nhưng thông thường sau sáu đến mười hai tháng, khi bạn đã chứng minh được hiệu quả công việc và phạm vi công việc có sự thay đổi, bạn hoàn toàn có thể chủ động đề xuất. Quan trọng hơn số tháng làm việc là bạn có đủ thành tích và căn cứ để trình bày hay không.
Có nên nói thẳng con số lương mong muốn trong email không
Có, bạn nên nêu con số hoặc khoảng lương rõ ràng, vì điều đó giúp sếp hiểu chính xác mong muốn của bạn và dễ trình bày lên cấp cao hơn. Tuy nhiên, hãy nêu con số một cách mềm mại, kèm căn cứ thị trường và thành tích, chứ không nêu theo kiểu yêu cầu bắt buộc.
Nếu sếp không trả lời email thì nên làm gì
Hãy chờ ít nhất ba đến năm ngày làm việc, vì sếp có thể cần thời gian trao đổi với nhân sự hoặc cấp trên. Sau thời gian đó, bạn có thể nhắc lại một cách nhẹ nhàng, chẳng hạn hỏi xem sếp đã có thời gian đọc email chưa và xin một buổi trao đổi ngắn mười lăm phút.
Kết luận
Lần đầu xin tăng lương không cần phải hoàn hảo, chỉ cần chuẩn bị đủ và trình bày chân thành. Khi bạn có số liệu rõ ràng, hiểu mức lương thị trường, chọn đúng thời điểm và giữ thái độ tôn trọng, bạn đã đi đúng hướng rồi. Dù kết quả lần này là được tăng ngay, được hẹn lại với lộ trình cụ thể, hay được bổ sung bằng hình thức khác, bạn vẫn đang xây dựng cho mình thói quen đàm phán chuyên nghiệp, một kỹ năng sẽ theo bạn suốt sự nghiệp.
Xem thêm các bài viết cùng chủ đề tại Việc làm và sự nghiệp, tham khảo thêm kinh nghiệm quản lý thu nhập tại Tài chính và đầu tư, và khám phá các mẹo làm việc hiệu quả tại Mẹo vặt và thủ thuật.
