Tính giá vốn cho quán cà phê mang đi: công thức chi tiết và 5 sai lầm khiến quán lỗ mà không biết

Quán cà phê mang đi đông khách mỗi sáng nhưng cuối tháng chủ quán vẫn không thấy tiền đâu là chuyện rất quen thuộc. Nguyên nhân thường là tính sai giá vốn: quên hao hụt, quên tiền cốc ống hút, hoặc định giá theo cảm tính. Bài viết hướng dẫn công thức tính giá vốn từng ly và 5 sai lầm khiến quán lỗ mà không biết.

• Giá vốn một ly cà phê mang đi gồm 4 nhóm: nguyên liệu chính, phụ liệu đóng gói, hao hụt trong pha chế và chi phí phân bổ (điện, nước, đá, khấu hao máy).
• Công thức đúng: giá vốn = (tổng chi phí nguyên vật liệu + hao hụt + chi phí phân bổ) / số ly bán ra, và giá bán nên gấp 3 đến 4 lần giá vốn mới đủ bù chi phí mặt bằng, nhân sự và marketing.
• 5 sai lầm phổ biến nhất: quên tính cốc và ống hút, không đo hao hụt cà phê, định giá theo đối thủ, tặng kèm không kiểm soát và không cập nhật giá khi nguyên liệu tăng.

Giá vốn ly cà phê mang đi gồm những gì

Nhiều chủ quán mới chỉ tính tiền cà phê bột và sữa rồi gọi đó là giá vốn, nhưng thực tế một ly cà phê mang đi "ăn" vào túi tiền của bạn ở 4 nhóm chi phí. Bỏ sót bất kỳ nhóm nào cũng khiến con số giá vốn bị đẹp hơn thực tế, và bạn sẽ định giá bán quá thấp mà không biết.

Nhóm 1: Nguyên liệu chính. Cà phê (bột hoặc hạt), sữa đặc, sữa tươi, đường, nước. Đây là nhóm dễ tính nhất vì có hóa đơn mua hàng rõ ràng, nhưng nhiều người quên quy đổi về đơn vị dùng cho một ly. Ví dụ mua cà phê 250.000 đồng một kg, mỗi ly dùng 20 gram thì riêng tiền cà phê là 5.000 đồng một ly.

Nhóm 2: Phụ liệu đóng gói. Cốc giấy hoặc cốc nhựa, nắp, ống hút, túi mang đi, khăn giấy, tem dán. Nhóm này thường bị quên hoàn toàn, nhưng một bộ cốc nắp ống hút túi có thể tốn 2.000 đến 4.000 đồng một ly, tức là gần bằng tiền cà phê. Với quán mang đi, phụ liệu là chi phí bắt buộc cho mọi ly bán ra, không thể bỏ qua.

Nhóm 3: Hao hụt trong pha chế. Cà phê rơi vãi khi xay, sữa đổ tràn, đá tan, ly pha hỏng phải làm lại, nguyên liệu hết hạn phải bỏ. Theo phân tích của Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com), quán nhỏ không đo lường thường hao hụt 5 đến 10 phần trăm nguyên liệu mà chủ quán không hề hay biết. Hao hụt phải được cộng vào giá vốn, không phải coi như "chuyện nhỏ".

Nhóm 4: Chi phí phân bổ cho mỗi ly. Điện, nước, đá viên, khấu hao máy pha và máy xay, chi phí vệ sinh. Cách tính đơn giản: tổng các chi phí này trong tháng chia cho số ly bán ra trong tháng. Quán bán 3.000 ly một tháng với 6 triệu đồng chi phí vận hành thì mỗi ly "gánh" thêm 2.000 đồng.

Công thức tính giá vốn chi tiết từng bước

Dưới đây là quy trình 5 bước để tính ra giá vốn chính xác của từng món trong menu. Bạn chỉ cần làm một lần thật kỹ, sau đó cập nhật khi giá nguyên liệu thay đổi.

Bước 1: Lập danh sách định lượng cho từng món. Viết ra công thức chuẩn của mỗi món: ví dụ cà phê sữa đá size M gồm 20 gram cà phê bột, 20 ml sữa đặc, 200 gram đá, 1 cốc giấy, 1 nắp, 1 ống hút, 1 túi. Không có công thức chuẩn thì không thể tính giá vốn, và nhân viên pha mỗi người một kiểu cũng là một dạng hao hụt.

Bước 2: Tính đơn giá từng nguyên liệu. Lấy giá mua chia cho khối lượng mua được. Cà phê 250.000 đồng một kg thì 1 gram giá 250 đồng; sữa đặc 70.000 đồng một hộp 1 kg thì 1 ml giá 70 đồng. Ghi vào một bảng tính để dùng lâu dài, vì đây là dữ liệu gốc cho mọi món.

Bước 3: Nhân định lượng với đơn giá và cộng hao hụt. Với ly cà phê sữa đá ở trên: cà phê 20 gram x 250 đồng = 5.000 đồng; sữa đặc 20 ml x 70 đồng = 1.400 đồng; đá khoảng 500 đồng; cốc nắp ống hút túi khoảng 3.000 đồng. Cộng lại được 9.900 đồng, nhân thêm hệ số hao hụt 8 phần trăm thì giá vốn nguyên vật liệu khoảng 10.700 đồng một ly.

Bước 4: Cộng chi phí phân bổ. Lấy tổng chi phí vận hành tháng (điện, nước, đá, khấu hao máy, vệ sinh) chia cho số ly bán ra. Với ví dụ 2.000 đồng một ly, giá vốn đầy đủ của ly cà phê sữa đá là khoảng 12.700 đồng.

Bước 5: Định giá bán theo tỷ lệ an toàn. Nguyên tắc phổ biến trong ngành đồ uống: giá bán nên gấp 3 đến 4 lần giá vốn nguyên vật liệu (chưa tính phân bổ) để còn đủ bù mặt bằng, nhân sự, marketing và có lãi. Với giá vốn 12.700 đồng, giá bán 30.000 đến 35.000 đồng là hợp lý. Nếu giá bán chỉ gấp 2 lần giá vốn, quán rất khó có lãi sau khi trừ hết chi phí. Bạn có thể tham khảo thêm các bài phân tích kinh doanh F&B tại chuyên mục Kinh doanh - Doanh thu của Báo Doanh Thu.

5 sai lầm khiến quán lỗ mà không biết

Sai lầm 1: Quên tính cốc, nắp, ống hút và túi mang đi. Đây là sai lầm phổ biến nhất. Nhiều chủ quán tính giá vốn chỉ gồm cà phê và sữa, bỏ qua 2.000 đến 4.000 đồng phụ liệu mỗi ly. Với quán bán 200 ly một ngày, khoản "quên" này là 400.000 đến 800.000 đồng mỗi ngày, tức 12 đến 24 triệu đồng một tháng bốc hơi khỏi lợi nhuận.

Sai lầm 2: Không đo hao hụt, coi như không tồn tại. Cà phê xay dư đổ bỏ, sữa pha hỏng, đá tan chảy, nguyên liệu quá hạn là chuyện xảy ra hằng ngày. Quán không đo lường sẽ mặc định hao hụt bằng 0 trong tính toán, trong khi thực tế là 5 đến 10 phần trăm. Cách khắc phục: cân nguyên liệu đầu ca và cuối ca trong một tuần để ra con số hao hụt thực tế của quán mình.

Sai lầm 3: Định giá theo quán bên cạnh thay vì theo giá vốn của mình. Quán bên cạnh bán 25.000 đồng một ly không có nghĩa quán bạn cũng phải bán 25.000 đồng, vì giá thuê mặt bằng, chất lượng nguyên liệu và quy mô của hai quán khác nhau. Định giá phải xuất phát từ giá vốn của chính mình cộng với biên lợi nhuận mục tiêu, sau đó mới so sánh với thị trường để điều chỉnh.

Sai lầm 4: Tặng kèm và khuyến mãi không kiểm soát. "Mua 1 tặng 1", tặng thêm topping, giảm giá giờ vàng đều làm tăng giá vốn thực tế trên mỗi ly bán ra. Mỗi chương trình khuyến mãi phải được tính lại giá vốn bình quân: nếu tặng 1 ly cho mỗi 2 ly bán ra, giá vốn mỗi ly thực thu tăng lên 1,5 lần. Khuyến mãi không tính toán là cách nhanh nhất để bán càng nhiều càng lỗ.

Sai lầm 5: Không cập nhật giá vốn khi nguyên liệu tăng giá. Giá cà phê nhân, sữa, cốc giấy biến động theo mùa và theo thị trường. Nhiều quán giữ nguyên giá bán cả năm trong khi giá vốn đã tăng 15 đến 20 phần trăm, khiến biên lợi nhuận bị ăn mòn dần mà chủ quán không nhận ra. Hãy rà soát bảng giá vốn mỗi quý một lần và điều chỉnh giá bán hoặc công thức khi cần thiết. Các phân tích về quản lý chi phí kinh doanh nhỏ được cập nhật thường xuyên tại trang chủ Báo Doanh Thu.

Câu hỏi thường gặp

Quán mới mở chưa có số liệu thì tính chi phí phân bổ thế nào?

Hãy ước tính thận trọng: lấy tổng chi phí vận hành dự kiến trong tháng chia cho số ly mục tiêu (ví dụ 100 ly một ngày x 26 ngày = 2.600 ly). Sau 1 đến 2 tháng có số liệu thực tế, tính lại ngay. Trong giai đoạn đầu, nên cộng thêm biên an toàn 10 phần trăm vào giá vốn ước tính để tránh định giá quá thấp.

Có nên tính công của chủ quán vào giá vốn không?

Nên, dưới dạng chi phí nhân sự. Nhiều chủ quán tự đứng pha và cho rằng "công mình không tính", nhưng đó là cách tự lừa mình: nếu thuê người làm thay, bạn vẫn phải trả lương đó. Hãy tính lương thị trường cho vị trí của bạn vào chi phí, có như vậy lợi nhuận cuối tháng mới là lợi nhuận thật.

Bao lâu nên rà soát lại bảng giá vốn một lần?

Ít nhất mỗi quý một lần, và ngay lập tức khi có biến động lớn về giá nguyên liệu chính (cà phê, sữa) hoặc khi thay đổi nhà cung cấp, đổi size cốc, thêm món mới. Mỗi lần rà soát chỉ mất một buổi chiều nhưng có thể cứu cả tháng lợi nhuận.

Kết luận

Tính đúng giá vốn là kỹ năng sống còn của quán cà phê mang đi: liệt kê đủ 4 nhóm chi phí, đo hao hụt thực tế, cộng chi phí phân bổ và định giá bán gấp 3 đến 4 lần giá vốn. Tránh 5 sai lầm phổ biến trong bài viết, rà soát bảng giá vốn mỗi quý, quán của bạn sẽ biết chính xác mỗi ly bán ra lãi bao nhiêu thay vì đoán mò cuối tháng. Lợi nhuận của quán ăn uống không nằm ở việc bán thật nhiều, mà nằm ở việc biết rõ từng đồng chi phí trong mỗi ly mình bán ra.