Người mới đi làm thường rơi vào nghịch lý: cả ngày bận rộn, họp hành, trả lời tin nhắn liên tục, nhưng cuối ngày nhìn lại chẳng xong việc gì ra hồn. Nguyên nhân không phải bạn thiếu nỗ lực mà là thiếu một hệ thống sắp xếp thời gian. Bài viết này giới thiệu 6 phương pháp quản lý thời gian phù hợp với người mới đi làm và một lịch mẫu để bạn áp dụng thử ngay trong 1 tuần đầu tiên.
- Người mới đi làm không cần hệ thống phức tạp: chỉ cần danh sách việc theo ưu tiên, khung giờ cố định cho công việc tập trung và một lịch mẫu lặp lại mỗi ngày là đủ để thay đổi hiệu suất trong 1 tuần.
- Nguyên tắc cốt lõi là làm việc quan trọng nhất khi đầu óc tỉnh táo nhất, còn họp hành, email và việc lặt vặt dồn vào các khung giờ năng lượng thấp.
- Sau 1 tuần áp dụng, hãy giữ lại những gì hợp với mình và bỏ những gì gượng ép: quản lý thời gian tốt là hệ thống bạn duy trì được, không phải hệ thống hoàn hảo nhất trên giấy.
Vì sao người mới đi làm dễ "cháy" thời gian
Khi còn đi học, thời gian của bạn được sắp xếp sẵn bởi thời khóa biểu. Đi làm, không ai đưa cho bạn thời khóa biểu nữa, nhưng khối lượng việc thì nhiều hơn và ít có cấu trúc hơn. Theo phân tích của Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com), người mới đi làm thường mắc ba sai lầm. Thứ nhất, phản ứng với mọi thứ ngay lập tức: thấy tin nhắn là trả lời, thấy email là mở, khiến công việc chính bị cắt vụn thành những mảnh nhỏ. Thứ hai, làm việc theo thứ tự đến thay vì theo mức độ quan trọng, nên việc nhỏ chiếm hết buổi sáng và việc quan trọng bị dồn sang cuối ngày khi đã mệt.
Thứ ba, không ước lượng thời gian thực tế của công việc. Nhiệm vụ tưởng mất 30 phút có thể ngốn 2 tiếng vì phải hỏi thông tin, chờ phản hồi, sửa đi sửa lại. Người mới thường ngại hỏi, ngại xác nhận yêu cầu từ đầu, rồi phải làm lại. Hiểu ba sai lầm này sẽ giúp bạn thấy các phương pháp dưới đây không phải lý thuyết xa vời mà là cách sửa đúng những thói quen đang "đốt" thời gian của mình mỗi ngày.
Hiểu đúng về quản lý thời gian trước khi chọn phương pháp
Quản lý thời gian không có nghĩa là nhét càng nhiều việc càng tốt vào một ngày. Mục tiêu đúng là hoàn thành những việc quan trọng với năng lượng vừa phải, còn cuối ngày vẫn có thời gian nghỉ ngơi. Một quan niệm hữu ích là phân biệt việc "gấp" và việc "quan trọng": việc gấp đòi phản ứng ngay như tin nhắn của sếp, việc quan trọng là thứ tạo ra kết quả dài hạn như hoàn thành báo cáo, học kỹ năng mới. Người mới đi làm thường bị cuốn vào việc gấp và bỏ quên việc quan trọng.
Một điểm nữa cần hiểu là năng lượng của mỗi người có chu kỳ. Đa số mọi người tỉnh táo nhất vào buổi sáng, trễ trệ sau bữa trưa, rồi hồi phục nhẹ vào đầu giờ chiều. Theo phân tích của Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com), sắp xếp công việc khó vào lúc năng lượng cao và việc nhẹ nhàng vào lúc năng lượng thấp là nguyên tắc mang lại hiệu quả rõ rệt nhất, không cần công cụ phức tạp nào. Với nền tảng đó, bạn có thể chọn trong 6 phương pháp dưới đây những cách hợp với tính cách của mình.
6 phương pháp quản lý thời gian dễ áp dụng
1. Danh sách 3 việc quan trọng mỗi sáng (MIT - Most Important Tasks). Mỗi sáng, trước khi mở email hay tin nhắn, viết ra 3 việc quan trọng nhất cần xong trong ngày. Làm xong 3 việc này là ngày hôm đó đã thành công, mọi việc khác chỉ là phần thêm. Phương pháp này đơn giản nhưng rất hiệu quả với người mới vì nó ép bạn phải chọn ưu tiên thay vì làm bừa.
2. Khung giờ tập trung (Time blocking). Chia ngày làm việc thành các khung giờ và gán mỗi khung cho một loại việc: ví dụ 8:30-10:30 cho công việc chuyên môn sâu, 10:30-11:00 trả lời email, 14:00-16:00 họp và phối hợp. Khi đã vào khung giờ tập trung, tắt thông báo và chỉ làm một việc duy nhất. Bạn có thể tham khảo thêm các kỹ năng công sở tại chuyên mục Việc làm - Sự nghiệp của Báo Doanh Thu.
3. Kỹ thuật Pomodoro: 25 phút làm, 5 phút nghỉ. Đặt hẹn giờ 25 phút, làm một việc duy nhất cho đến khi chuông reo, rồi nghỉ 5 phút đứng dậy, uống nước, nhìn xa. Sau 4 chu kỳ thì nghỉ dài 15 đến 20 phút. Kỹ thuật này đặc biệt hợp với người mới vì nó biến một công việc lớn thành những chặng ngắn dễ bắt đầu, giảm tâm lý trì hoãn.
4. Quy tắc 2 phút. Nếu một việc chỉ mất dưới 2 phút như trả lời email ngắn, ký duyệt nhanh, gửi một file, hãy làm ngay thay vì ghi vào danh sách. Quy tắc này giúp danh sách việc của bạn không bị phình to vì những việc lặt vặt, và não bộ không phải "giữ" quá nhiều thứ cùng lúc.
5. Dồn việc tương tự thành nhóm (Batching). Thay vì trả lời email rải rác cả ngày, hãy gom lại trả lời 2 đến 3 lần vào giờ cố định. Tương tự với việc gọi điện, làm báo cáo, nhập liệu. Dồn nhóm giúp não bộ không phải chuyển đổi bối cảnh liên tục, vốn là nguyên nhân gây mệt và mất tập trung mà nhiều người không nhận ra.
6. Đánh giá cuối ngày 5 phút. Trước khi tắt máy, dành 5 phút ghi lại: hôm nay làm được gì, việc gì chưa xong và vì sao, ngày mai ưu tiên việc gì. Thói quen này giúp bạn học từ chính nhịp làm việc của mình và lên kế hoạch ngày mai nhanh hơn nhiều so với việc ngồi nghĩ lại vào sáng hôm sau.
Lịch mẫu áp dụng thử trong 1 tuần
Dưới đây là lịch mẫu kết hợp các phương pháp trên, bạn có thể điều chỉnh theo giờ làm việc thực tế của công ty:
- 8:00 - 8:15: Đến nơi, viết danh sách 3 việc quan trọng nhất của ngày (phương pháp 1).
- 8:15 - 10:30: Khung giờ tập trung cho công việc chuyên môn khó nhất, chia theo Pomodoro 25 phút (phương pháp 2 và 3).
- 10:30 - 11:00: Trả lời email, tin nhắn dồn từ sáng, xử lý việc dưới 2 phút (phương pháp 4 và 5).
- 11:00 - 12:00: Tiếp tục công việc chuyên môn hoặc họp theo lịch.
- 12:00 - 13:30: Nghỉ trưa, ăn uống, đi lại, tránh làm việc xuyên trưa.
- 13:30 - 15:30: Khung giờ phối hợp: họp, trao đổi với đồng nghiệp, làm việc nhóm.
- 15:30 - 16:00: Trả lời email, tin nhắn đợt 2 trong ngày (phương pháp 5).
- 16:00 - 17:00: Hoàn tất việc còn dang dở, chuẩn bị cho ngày mai.
- 17:00 - 17:05: Đánh giá cuối ngày 5 phút: ghi lại kết quả và ưu tiên ngày mai (phương pháp 6).
Trong tuần đầu, đừng kỳ vọng tuân thủ lịch mẫu tuyệt đối. Mục tiêu của tuần thử nghiệm là quan sát: bạn tỉnh táo nhất lúc nào, việc gì hay bị gián đoạn, khung giờ nào hay bị họp chiếm. Cuối tuần, ngồi lại 15 phút điều chỉnh lịch cho tuần sau. Sau 2 đến 3 tuần, bạn sẽ có một lịch làm việc của riêng mình, vừa thực tế vừa hiệu quả. Bạn có thể tìm thêm mẹo tổ chức công việc tại chuyên mục Mẹo vặt thủ thuật của Báo Doanh Thu.
Câu hỏi thường gặp
Người mới đi làm nên dùng sổ tay giấy hay ứng dụng quản lý công việc?
Cả hai đều được, quan trọng là bạn dùng đều đặn. Sổ tay giấy giúp ghi nhanh và nhớ lâu hơn, phù hợp với người thích viết tay. Ứng dụng trên điện thoại tiện khi cần nhắc nhở và đồng bộ nhiều thiết bị. Người mới nên bắt đầu bằng sổ tay hoặc ghi chú đơn giản, khi khối lượng việc tăng lên mới cần đến công cụ phức tạp hơn.
Làm sao từ chối việc phát sinh khi lịch đã kín mà không mất lòng?
Hãy thành thật về lịch của mình: "Em đang làm báo cáo cho anh/chị X, xong khoảng 15 giờ. Việc này gấp không, em làm sau 15 giờ được không?" Cách này vừa cho thấy bạn có trách nhiệm với việc đang làm, vừa mở ra phương án thay thế. Với người mới, nguyên tắc là luôn xác nhận mức độ ưu tiên với người giao việc thay vì tự đoán.
Áp dụng Pomodoro nhưng hay bị đồng nghiệp làm phiền thì sao?
Hãy báo trước cho đồng nghiệp trong khung giờ tập trung của bạn, ví dụ đặt trạng thái "đang tập trung, nhắn tin giúp mình" trên công cụ chat. Với việc thực sự gấp, bạn vẫn nên dừng lại xử lý vì phối hợp công việc quan trọng hơn giữ nguyên tắc cứng nhắc. Pomodoro là công cụ phục vụ bạn, không phải luật lệ trói buộc bạn.
Kết luận
Quản lý thời gian cho người mới đi làm không cần bắt đầu bằng hệ thống phức tạp. Hãy bắt đầu từ danh sách 3 việc quan trọng mỗi sáng, một khung giờ tập trung trong ngày và 5 phút đánh giá cuối ngày, rồi thử lịch mẫu trong 1 tuần để quan sát nhịp làm việc của chính mình. Điều tạo nên sự khác biệt không phải phương pháp hoàn hảo nhất mà là phương pháp bạn duy trì được lâu nhất. Để cập nhật thêm các bài viết về kỹ năng công sở và phát triển sự nghiệp, bạn có thể ghé trang chủ Báo Doanh Thu.
