Cuối tháng, quán cà phê nhỏ ở quận Bình Thạnh lãi 42 triệu đồng nhưng ba người góp vốn lại cãi nhau tới nửa đêm, không phải vì quán lỗ mà vì không ai biết chia tiền thế nào cho đúng. Cách tránh điều này rất đơn giản: viết công thức chia lợi nhuận ra giấy trước khi quán mở cửa, rồi cứ thế mà làm.
- Chia lợi nhuận phải tách riêng ba phần: trả vốn, trả công làm việc và chia lãi theo tỉ lệ góp vốn, không gộp chung thành một cục tiền rồi chia đều.
- Mọi thỏa thuận cần viết thành văn bản có chữ ký của tất cả người góp vốn, kể cả khi đó là bạn thân hay người trong gia đình.
- Cuối tháng nên chốt sổ đúng một ngày cố định, trích quỹ dự phòng trước rồi mới chia tiền, và giữ lại chứng từ để ai cũng đối chiếu được.
Vì sao quán nhỏ hay cãi nhau ở khâu chia tiền
Phần lớn quán nhỏ bắt đầu rất tình cảm. Anh Hùng ở quận Gò Vấp góp 180 triệu đồng mở quán trà sữa, chị Mai góp 120 triệu đồng và đứng quầy mỗi ngày, còn anh Tuấn góp 60 triệu đồng nhưng chỉ ghé quán cuối tuần. Lúc đầu, cả ba nói miệng với nhau rằng có lãi thì chia đều cho vui. Nhưng khi quán bắt đầu lãi 30 đến 50 triệu đồng mỗi tháng, câu hỏi ai xứng đáng nhận bao nhiêu trở nên rất khó trả lời. Người góp nhiều vốn cảm thấy mình chịu rủi ro lớn nhất, người làm nhiều cảm thấy mình bỏ công sức nhiều nhất, còn người góp ít lại cảm thấy mình bị coi nhẹ dù đã tin tưởng bỏ tiền ngay từ đầu.
Theo phân tích của Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com), nguyên nhân sâu xa nằm ở chỗ mọi người dùng chung một từ lợi nhuận cho nhiều loại tiền khác nhau. Tiền trả lại vốn không phải là lãi, tiền công làm việc không phải là lãi, và tiền lãi thực sự chỉ xuất hiện sau khi đã trừ hết chi phí, lương và thuế phí. Khi không tách ba khoản này ra, mỗi người sẽ tự hiểu theo cách có lợi cho mình, và mâu thuẫn gần như chắc chắn xảy ra. Một quán bún bò ở quận 10 từng phải đóng cửa chỉ vì hai người góp vốn không thống nhất được cách chia 25 triệu đồng lãi tháng đầu tiên, dù quán đang đông khách và hoàn toàn có thể phát triển tiếp.
Một nguyên nhân khác là không có quỹ dự phòng. Nhiều quán chia sạch 100% số tiền còn lại cuối tháng, đến khi tủ lạnh hỏng phải thay 12 triệu đồng hay tiền thuê mặt bằng tăng thêm 3 triệu đồng thì không còn tiền xoay, lại phải kêu gọi góp thêm. Lúc đó, người vừa nhận tiền chia sẽ khó chịu, người chưa nhận đủ sẽ ấm ức, và niềm tin bắt đầu rạn nứt. Vì vậy, công thức chia tiền tốt không chỉ là chia cho công bằng mà còn phải giữ quán sống được sang tháng sau.
Hướng dẫn từng bước: công thức chia lợi nhuận 6 bước
Trước khi áp dụng, cả nhóm cần ngồi lại một buổi, thống nhất toàn bộ công thức và ghi vào một biên bản đơn giản. Biên bản không cần cầu kỳ như hợp đồng luật sư, nhưng phải có đủ bốn yếu tố: ai góp bao nhiêu, ai làm việc gì, chia theo công thức nào và chốt sổ ngày nào. Mỗi người giữ một bản, và mọi thay đổi sau này đều phải có chữ ký của tất cả mọi người.
- Bước 1: Chốt doanh thu và chi phí thật của tháng. Cộng toàn bộ tiền bán hàng trong tháng, kể cả tiền bán qua ứng dụng giao đồ ăn sau khi đã trừ chiết khấu, rồi trừ đi tiền nguyên liệu, tiền thuê mặt bằng, tiền điện nước, tiền lương nhân viên, tiền quảng cáo và các khoản thuế phí. Ví dụ, quán lãi gộp 150 triệu đồng doanh thu trừ 105 triệu đồng chi phí thì còn 45 triệu đồng, và con số 45 triệu đồng này mới là số tiền để tính tiếp, chưa phải là tiền chia ngay. Người giữ sổ nên chụp lại bảng tổng hợp và gửi vào nhóm chung để ai cũng thấy cùng một con số.
- Bước 2: Trả công làm việc trước khi chia lãi. Người trực quán, pha chế hay quản lý đều phải có lương, dù người đó cũng là người góp vốn. Chị Mai đứng quầy 26 ngày mỗi tháng có thể nhận lương 12 triệu đồng, anh Hùng lo nhập hàng và sổ sách nhận 6 triệu đồng, còn anh Tuấn không làm việc thường xuyên thì không nhận lương. Trả công trước là cách công nhận công sức một cách sòng phẳng, tránh tình trạng người làm nhiều nhưng nhận ngang bằng người chỉ góp tiền.
- Bước 3: Trích quỹ dự phòng và quỹ phát triển. Từ số tiền còn lại sau khi trả lương, trích ít nhất 10 đến 20% vào quỹ dự phòng để sửa chữa thiết bị, bù tháng ế và đóng tiền thuê khi cần. Một quán nhỏ ở quận Tân Phú từng trích 5 triệu đồng mỗi tháng vào quỹ này, và khi máy pha cà phê hỏng đúng dịp lễ, quán vẫn thay máy ngay trong ngày mà không phải xin thêm tiền của ai. Quỹ này là tiền chung của quán, không phải tiền riêng của người nào, và chỉ được dùng khi cả nhóm đồng ý.
- Bước 4: Tính phần hoàn vốn nếu có thỏa thuận hoàn vốn trước. Nhiều nhóm thỏa thuận rằng trong 12 tháng đầu, một phần lãi sẽ ưu tiên trả dần vốn cho người góp vốn, ví dụ mỗi tháng trả 5% số vốn đã góp. Cách này giúp người bỏ tiền lớn sớm thu hồi vốn và giảm tâm lý lo lắng. Tuy nhiên, phần hoàn vốn phải ghi rõ trong biên bản, và sau khi hoàn đủ vốn thì tỉ lệ chia lãi có thể giữ nguyên hoặc điều chỉnh theo thỏa thuận mới, chứ không tự động thay đổi theo cảm tính.
- Bước 5: Chia phần lãi còn lại theo tỉ lệ góp vốn. Đây mới là bước chia lãi thực sự. Nếu anh Hùng góp 50%, chị Mai góp 33% và anh Tuấn góp 17%, thì phần lãi còn lại sau các bước trên sẽ chia đúng theo tỉ lệ đó. Giả sử sau khi trả lương và trích quỹ còn 20 triệu đồng, anh Hùng nhận 10 triệu đồng, chị Mai nhận 6,6 triệu đồng và anh Tuấn nhận 3,4 triệu đồng. Cách chia này rõ ràng, dễ kiểm tra bằng máy tính, và không ai phải tranh luận lại mỗi tháng.
- Bước 6: Chốt sổ, ký xác nhận và chuyển tiền đúng hẹn. Chọn một ngày cố định, ví dụ ngày 5 hàng tháng, để chốt sổ tháng trước. Người giữ sổ in bảng tổng hợp một trang giấy, cả nhóm cùng ký, rồi mới chuyển tiền vào tài khoản từng người. Tiền chia nên chuyển khoản thay vì đưa tiền mặt, vì sao kê ngân hàng chính là chứng từ rõ ràng nhất nếu sau này có thắc mắc. Thói quen này chỉ tốn thêm khoảng 30 phút mỗi tháng nhưng giữ được lòng tin của cả nhóm trong nhiều năm.
Minh họa: Đếm tiền và chia tiền vào phong bì theo tỉ lệ góp vốn đã thỏa thuận (ảnh minh họa AI)
Sai lầm thường gặp khi chia lợi nhuận quán nhỏ
Sai lầm phổ biến nhất là thỏa thuận bằng miệng rồi tin rằng tình cảm sẽ giải quyết được mọi chuyện. Tình cảm giúp mọi người bắt đầu cùng nhau, nhưng chỉ có con số và chữ ký mới giúp mọi người đi cùng nhau khi quán có lãi lớn hoặc gặp khó khăn. Một sai lầm khác là chia đều cho mọi người dù tỉ lệ vốn và công sức khác nhau rất nhiều, vì cách chia đều ban đầu nghe có vẻ công bằng nhưng càng về sau càng tạo cảm giác bất công cho người đóng góp nhiều hơn.
Nhiều quán cũng mắc lỗi để một người vừa giữ tiền vừa giữ sổ mà không ai đối chiếu. Dù người đó hoàn toàn trung thực, việc thiếu đối chiếu vẫn khiến người khác nghi ngờ mỗi khi con số không như kỳ vọng. Cách sửa rất đơn giản: sổ sách phải mở cho mọi người xem, hóa đơn nhập hàng phải giữ lại, và mỗi tháng nên có một người khác kiểm tra ngẫu nhiên vài khoản chi. Ngoài ra, đừng bao giờ lấy tiền quỹ chung để chi tiêu cá nhân rồi hứa sẽ bù sau, vì chỉ cần một lần như vậy, niềm tin của cả nhóm sẽ rất khó lấy lại.
Câu hỏi thường gặp
Người góp vốn nhưng không làm việc có được nhận lương không?
Không, nếu người đó không tham gia vận hành thì chỉ nhận phần lãi theo tỉ lệ vốn, không nhận lương. Lương chỉ trả cho công việc thực tế, ví dụ trực quán, pha chế, quản lý hay chạy quảng cáo. Tách rõ hai khoản này giúp người làm nhiều không bị thiệt và người chỉ góp tiền cũng hiểu vì sao mình nhận ít hơn trong tháng quán đông khách.
Tháng quán lỗ thì xử lý thế nào, có phải góp thêm không?
Tháng lỗ thì không có lãi để chia, và phần lỗ sẽ trừ vào quỹ dự phòng trước. Nếu quỹ không đủ, cả nhóm cần họp và quyết định góp thêm theo tỉ lệ vốn hoặc cắt giảm chi phí, ví dụ giảm giờ mở cửa hay tạm dừng một món bán chậm. Tuyệt đối không lấy tiền túi của một người để bù lỗ rồi coi như xong, vì khoản đó phải được ghi nhận và hoàn trả rõ ràng trong sổ sách.
Có cần ra văn phòng công chứng cho biên bản góp vốn không?
Với quán nhỏ, biên bản có đầy đủ thông tin, chữ ký và chứng minh nhân dân của các bên đã có giá trị ràng buộc về mặt thỏa thuận dân sự, dù không công chứng. Tuy nhiên, nếu tổng vốn góp trên 500 triệu đồng hoặc có thuê mặt bằng dài hạn đứng tên chung, cả nhóm nên nhờ luật sư xem qua một lần để tránh rủi ro về sau. Chi phí tư vấn một buổi thường rẻ hơn rất nhiều so với một vụ tranh chấp kéo dài nhiều tháng.
Kết luận
Chia lợi nhuận không khó, khó ở chỗ mọi người có chịu ngồi xuống viết rõ công thức trước khi tiền về hay không. Hãy bắt đầu từ tháng này: chốt doanh thu thật, trả công sòng phẳng, trích quỹ dự phòng, rồi mới chia lãi theo tỉ lệ vốn, và chốt sổ đúng hẹn có ký xác nhận. Khi tiền bạc đã rõ ràng, mọi người sẽ yên tâm làm tốt phần việc của mình, và quán nhỏ mới có cơ hội đi đường dài cùng nhau thay vì tan rã ngay khi vừa có lãi.
Xem thêm: Kinh doanh và doanh thu, Khởi nghiệp, Tài chính và đầu tư
