Nhiều shop nhỏ ở Hà Nội, Đà Nẵng hay TP.HCM bán rất chạy, đơn nổ liên tục, nhưng cuối tháng mở tài khoản vẫn không thấy tiền đâu. Doanh thu trông rất đẹp, nhưng tiền thật còn lại sau khi trừ hết chi phí lại ít hơn nhiều, vì chủ shop chỉ nhìn doanh thu mà quên tính đủ phí sàn, tiền hàng và các khoản lặt vặt.
- Doanh thu là tổng tiền khách trả, còn lợi nhuận ròng mới là tiền thật shop giữ lại sau khi trừ mọi chi phí.
- Muốn biết shop lãi hay lỗ, phải ghi đủ 5 nhóm chi phí: tiền hàng, phí sàn và thanh toán, vận chuyển, vận hành và chi phí ẩn.
- Chỉ cần chốt sổ mỗi tuần một lần và làm đúng 6 bước cuối tháng, shop nhỏ sẽ biết chính xác mình đang lãi bao nhiêu.
Vì sao doanh thu cao mà cuối tháng vẫn hết tiền?
Hãy tưởng tượng chị Lan mở một shop quần áo nhỏ ở Hà Nội. Một tháng shop bán được 200 đơn, mỗi đơn trung bình 250.000 đồng, tổng doanh thu là 50 triệu đồng. Nghe con số này, ai cũng nghĩ shop đang làm ăn rất tốt. Nhưng khi chị Lan ngồi tính lại, tiền hàng đã hết 28 triệu, phí sàn và phí thanh toán khoảng 5 triệu, tiền đóng gói và ship bù thêm 3 triệu, tiền thuê mặt bằng nhỏ và điện nước 4 triệu, cộng thêm tiền chạy quảng cáo 4 triệu nữa. Tổng chi phí là 44 triệu, lợi nhuận còn lại chỉ 6 triệu đồng, tức là chỉ hơn 10% doanh thu.
Đây là tình trạng rất phổ biến của shop nhỏ. Doanh thu là con số dễ nhìn thấy nhất, vì sàn thương mại điện tử và phần mềm bán hàng luôn hiển thị nó ngay trên trang tổng quan. Lợi nhuận thì ngược lại, không có màn hình nào tự động tính đủ cho bạn, vì nhiều chi phí nằm ngoài sàn, như tiền mua túi gói hàng ở chợ, tiền xăng đi lấy hàng, tiền điện thoại liên hệ khách, hay tiền ăn trưa của nhân viên giao hàng.
Một sai lầm khác là nhiều chủ shop tính tiền hàng theo giá nhập ban đầu mà quên tính hàng tồn và hàng lỗi. Ví dụ shop nhập 100 chiếc áo, bán được 80 chiếc, còn 20 chiếc tồn kho cuối mùa phải xả lỗ. Nếu tính doanh thu trên 80 chiếc đã bán mà không trừ lỗ của 20 chiếc còn lại, lợi nhuận sẽ bị thổi phồng. Theo dữ liệu phân tích từ Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com), các shop nhỏ thường đánh giá thấp tổng chi phí từ 15% đến 25% khi chỉ nhìn vào con số doanh thu hiển thị trên sàn.
Phân biệt 4 con số mà chủ shop hay nhầm lẫn
Thứ nhất là doanh thu, tức là tổng tiền khách đã trả cho các đơn hàng trong kỳ, kể cả đơn sau đó bị hoàn. Thứ hai là doanh thu thuần, tức là doanh thu sau khi trừ đi tiền hoàn hàng, hủy đơn và giảm giá. Đây mới là con số nên dùng để tính toán, vì tiền của đơn đã hoàn không còn là tiền của shop nữa. Thứ ba là lợi nhuận gộp, tức là doanh thu thuần trừ đi tiền hàng trực tiếp, bao gồm giá nhập, tiền vận chuyển hàng từ kho về shop và tiền bao bì đóng gói. Thứ tư là lợi nhuận ròng, tức là lợi nhuận gộp trừ tiếp phí sàn, quảng cáo, mặt bằng, lương, điện nước và thuế. Chỉ khi tính đến lợi nhuận ròng, chủ shop mới biết tháng đó mình thực sự kiếm được bao nhiêu.
Để dễ hình dung, hãy so sánh bằng một danh sách đơn giản thay vì nhìn một con số duy nhất:
- Doanh thu: 50 triệu đồng, là tổng tiền khách trả, chưa trừ gì cả.
- Doanh thu thuần: 48 triệu đồng, sau khi trừ 2 triệu đồng tiền hoàn và hủy đơn.
- Lợi nhuận gộp: 20 triệu đồng, sau khi trừ 28 triệu đồng tiền hàng và đóng gói.
- Lợi nhuận ròng: 6 triệu đồng, sau khi trừ tiếp 14 triệu đồng phí sàn, quảng cáo, mặt bằng và chi phí khác.
Nhìn vào danh sách này, chủ shop sẽ thấy ngay điểm yếu nằm ở đâu. Nếu lợi nhuận gộp đã thấp, vấn đề nằm ở giá nhập quá cao hoặc giá bán quá thấp. Nếu lợi nhuận gộp còn khá mà lợi nhuận ròng lại thấp, vấn đề nằm ở phí sàn, quảng cáo hoặc mặt bằng đang ăn hết tiền lãi. Cách này giúp chủ shop biết nên sửa chỗ nào trước, thay vì chỉ cố bán nhiều hơn trong khi càng bán càng lỗ.
6 bước tính doanh thu thật và lợi nhuận ròng cuối tháng
Bước 1, chốt doanh thu thuần. Mở báo cáo của từng kênh bán, cộng tổng tiền đơn đã giao thành công, rồi trừ đi tiền hoàn hàng, hủy đơn và tiền giảm giá. Nếu bán cả ở cửa hàng và trên sàn, phải cộng cả hai kênh lại, đừng chỉ tính riêng kênh nào trông đẹp nhất. Ghi con số này ra đầu trang sổ, vì đây là điểm xuất phát của mọi phép tính phía sau.
Bước 2, tính tiền hàng đã bán. Đừng lấy tổng tiền nhập hàng trong tháng, vì có tháng bạn nhập nhiều để trữ, có tháng bán hàng tồn từ tháng trước. Cách đúng là lấy giá vốn của đúng số hàng đã bán trong tháng. Nếu bán quần áo, mỗi mẫu cần có giá vốn riêng ghi trong sổ. Nếu bán đồ ăn, cần tính giá nguyên liệu cho từng món. Chỉ cần làm một lần cho mỗi sản phẩm, các tháng sau chỉ việc tra lại.
Bước 3, liệt kê đủ 5 nhóm chi phí. Nhóm thứ nhất là phí sàn và phí thanh toán, bao gồm phí hoa hồng, phí giao dịch và phí rút tiền. Nhóm thứ hai là vận chuyển, gồm tiền ship shop phải bù, tiền gửi hàng đi và tiền gửi hàng hoàn về. Nhóm thứ ba là vận hành, gồm mặt bằng, điện nước, internet và bao bì. Nhóm thứ tư là bán hàng, gồm quảng cáo và tiền chụp ảnh sản phẩm. Nhóm thứ năm là chi phí ẩn, gồm xăng xe đi lấy hàng, điện thoại, ăn uống khi làm việc, hàng lỗi và hàng tặng khách. Ghi cả nhóm thứ năm, vì đây là nhóm hay bị bỏ quên nhất.
Bước 4, tính lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng. Lấy doanh thu thuần trừ tiền hàng, bạn được lợi nhuận gộp. Lấy lợi nhuận gộp trừ tổng 5 nhóm chi phí, bạn được lợi nhuận ròng. Hãy tính thêm tỷ suất lợi nhuận ròng, tức là lợi nhuận ròng chia cho doanh thu thuần rồi nhân với 100. Ví dụ lợi nhuận ròng 6 triệu trên doanh thu thuần 48 triệu cho tỷ suất khoảng 12,5%. Con số phần trăm này quan trọng hơn con số tuyệt đối, vì nó cho biết cứ bán 100 đồng thì shop giữ lại được bao nhiêu đồng.
Bước 5, đối chiếu với tiền mặt và tài khoản ngân hàng. Lợi nhuận trên sổ phải khớp tương đối với tiền thực tế tăng lên trong tài khoản sau khi đã trừ tiền nhập hàng tồn kho. Nếu sổ ghi lãi 6 triệu mà tài khoản không tăng, hãy kiểm tra xem tiền có đang nằm ở hàng tồn kho hay tiền sàn chưa đối soát hay không.
Bước 6, rút ra một quyết định cho tháng sau. Đừng chỉ tính xong rồi để đó. Nếu quảng cáo quá cao mà đơn không tăng, hãy giảm ngân sách và tập trung vào khách cũ. Nếu tiền hàng quá cao, hãy đàm phán lại với nhà cung cấp hoặc tăng giá bán một chút. Mỗi tháng chỉ cần sửa một điểm yếu lớn nhất, lợi nhuận sẽ cải thiện dần.
Những cạm bẫy khiến shop nhỏ tính sai lợi nhuận
Cạm bẫy thứ nhất là tính cả tiền khách trả hộ phí ship vào doanh thu mà không trừ tiền ship thực tế phải trả cho đơn vị vận chuyển. Nhiều shop thấy đơn 300.000 đồng đã bao gồm ship, tưởng là bán được 300.000 đồng, nhưng thực tế tiền hàng chỉ 200.000 đồng, còn 100.000 đồng là tiền ship phải trả đi. Cạm bẫy thứ hai là quên tính công của chính mình. Chủ shop làm từ sáng đến tối nhưng không tính lương cho mình, nên tháng nào cũng tưởng lãi, đến lúc thuê thêm người mới phát hiện shop không đủ tiền trả lương. Hãy tự trả cho mình một khoản lương cố định, dù nhỏ, để biết shop có thực sự nuôi được chủ hay không.
Cạm bẫy thứ ba là bán phá giá để lấy đơn. Nếu tỷ suất lợi nhuận ban đầu chỉ 20%, giảm giá 20% có thể khiến shop hòa vốn hoặc lỗ. Trước khi giảm giá, hãy tính nhanh giá bán mới trừ giá vốn và phí sàn còn lại bao nhiêu, nếu dưới 10% thì nên cân nhắc lại. Cạm bẫy thứ tư là nhập hàng theo cảm tính vì thấy mẫu đẹp, rồi tồn kho cả năm. Hàng tồn là tiền chết, vì tiền đã trả cho nhà cung cấp nhưng chưa thu lại được từ khách. Quy tắc đơn giản là chỉ nhập mẫu mới khi mẫu cũ đã bán được ít nhất 70%.
Độc giả có thể tham khảo thêm các bài kinh doanh và bán hàng tại chuyên mục Kinh Doanh và Doanh Thu, chuyên mục Thương Mại Điện Tử và MMO, chuyên mục Marketing và Bán Hàng và chuyên mục Tài Chính và Đầu Tư trên Báo Doanh Thu.
Câu hỏi thường gặp
Shop mới bán, chưa có phần mềm thì ghi sổ bằng gì?
Chỉ cần một cuốn sổ hoặc một bảng tính đơn giản trên điện thoại, với các cột ngày, tên sản phẩm, số lượng, tiền thu, tiền hàng và ghi chú chi phí. Quan trọng nhất là ghi ngay trong ngày, đừng để dồn cuối tháng mới ghi, vì lúc đó bạn sẽ quên nhiều khoản nhỏ.
Bao lâu nên chốt sổ một lần?
Nên chốt nhanh mỗi tuần một lần để phát hiện sớm tháng đó đang lãi hay lỗ, và chốt kỹ một lần vào cuối tháng để tính lợi nhuận ròng chính xác. Chốt tuần giúp bạn kịp sửa ngay, ví dụ giảm quảng cáo hoặc dừng nhập hàng, thay vì đợi đến cuối tháng mới biết mình đã lỗ cả tháng.
Tỷ suất lợi nhuận ròng bao nhiêu là ổn cho shop nhỏ?
Không có con số chung cho mọi ngành, nhưng với shop nhỏ bán lẻ, tỷ suất lợi nhuận ròng từ 10% đến 20% đã là mức khỏe. Dưới 10% nghĩa là shop đang rất mong manh, chỉ cần một tháng ế hoặc phí tăng là có thể lỗ. Trên 20% là rất tốt, nhưng cũng nên kiểm tra xem bạn có đang tính thiếu chi phí nào, đặc biệt là công của chính mình hay không.
Kết luận, doanh thu cao chỉ là điểm khởi đầu, không phải đích đến. Shop nhỏ muốn sống khỏe phải tính được doanh thu thuần, trừ đủ tiền hàng và 5 nhóm chi phí, rồi chốt ra lợi nhuận ròng mỗi tháng. Làm đều 6 bước trên, bạn sẽ biết chính xác mỗi tháng mình lãi bao nhiêu và tháng sau nên sửa cái gì trước.
Thông tin trên Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com) mang tính chất tham khảo chuyên sâu và phân tích dữ liệu thị trường, không phải là lời khuyên ủy thác đầu tư tài chính.