Chị Hoa bán tạp hóa ở một con hẻm tại quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, mở cửa từ sáng sớm đến tối muộn nhưng cuối tuần vẫn không trả lời được một câu hỏi đơn giản: tuần này shop lãi bao nhiêu. Có tuần doanh thu hơn 20 triệu đồng mà tiền mặt chẳng còn bao nhiêu, vì chị vừa nhập thêm một đợt hàng lớn.
- Doanh thu tuần chỉ là con số đầu tiên, muốn biết lãi thật phải trừ đi giá vốn, chi phí vận hành và tiền hàng tồn, rồi mới so sánh với tuần trước.
- 5 chỉ số phải xem mỗi tuần là doanh thu, lãi gộp, mặt hàng bán chạy nhất, mặt hàng tồn lâu nhất và dòng tiền cuối tuần, vì 5 con số này đủ để quyết định nhập hàng mà không cần phần mềm phức tạp.
- Quy tắc nhập hàng an toàn là tăng nhẹ với hàng bán chạy và có lãi, giữ nguyên với hàng bán đều, và giảm hoặc dừng nhập với hàng tồn quá hai tuần dù giá nhập có rẻ đến đâu.
Vì sao chủ shop nhỏ cần đọc báo cáo tuần thay vì chỉ nhớ cảm giác
Bộ nhớ của người bán hàng rất dễ bị đánh lừa. Một ngày đông khách sẽ khiến chủ shop cảm thấy cả tuần đều tốt, dù ba ngày còn lại vắng khách. Ngược lại, một ngày ế ẩm vì trời mưa có thể khiến chủ shop bi quan và giảm giá vội, dù tuần đó vẫn lãi. Báo cáo tuần gom cả bảy ngày lại, cho thấy bức tranh đầy đủ.
Một lý do nữa là tiền hàng tồn là tiền chết. Khi nhập hàng theo cảm giác, chủ shop rất dễ nhập trùng mặt hàng đang còn đầy kho, trong khi mặt hàng bán chạy lại hết hàng đúng lúc khách cần. Theo phân tích của Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com), các shop nhỏ thường lỗ vì vốn kẹt trong hàng tồn và vì hết hàng bán chạy vào ngày cao điểm. Đọc báo cáo tuần giúp phát hiện sớm cả hai vấn đề này.
5 chỉ số phải xem trong báo cáo doanh thu tuần
Chỉ số thứ nhất là tổng doanh thu tuần, tức toàn bộ tiền bán hàng thu được trong bảy ngày, bao gồm cả tiền mặt và tiền chuyển khoản. Hãy ghi riêng doanh thu theo từng ngày, vì con số theo ngày cho thấy ngày nào trong tuần bán mạnh nhất. Ví dụ minh họa: một shop tạp hóa có doanh thu tuần 21 triệu đồng, trong đó thứ bảy và chủ nhật chiếm 8 triệu đồng.
Chỉ số thứ hai là lãi gộp, tính bằng doanh thu trừ đi giá vốn của số hàng đã bán trong tuần. Đây là con số quan trọng nhất, vì doanh thu cao mà giá vốn cũng cao thì lãi vẫn mỏng. Ví dụ minh họa: doanh thu 21 triệu đồng, giá vốn hàng đã bán là 15 triệu đồng, lãi gộp là 6 triệu đồng, tương đương khoảng 28 phần trăm doanh thu. Nếu lãi gộp tuần này thấp hơn tuần trước dù doanh thu cao hơn, có thể shop đang bán nhiều mặt hàng lãi thấp hoặc giảm giá quá tay.
Chỉ số thứ ba là 5 mặt hàng bán chạy nhất tuần, tính theo số lượng bán ra chứ không chỉ theo doanh thu. Một mặt hàng giá rẻ bán được 200 gói mỗi tuần có thể quan trọng hơn một mặt hàng giá cao chỉ bán được 5 cái, vì nó kéo khách quay lại thường xuyên. Hãy ghi rõ tên mặt hàng, số lượng bán và số tồn, để biết mặt hàng nào sắp hết và cần nhập bổ sung.
Chỉ số thứ tư là mặt hàng tồn lâu nhất, tức những mặt hàng đã nhập hơn hai tuần mà bán chưa được một nửa. Đây là dấu hiệu cảnh báo rõ ràng nhất rằng vốn đang nằm im trên kệ. Ví dụ minh họa: một loại bánh nhập 100 hộp cách đây ba tuần mà mới bán được 20 hộp, chủ shop nên dừng nhập thêm, chuyển sang bán kèm hoặc giảm giá nhẹ để thu hồi vốn, thay vì nhập thêm vì nhà cung cấp chào giá tốt.
Chỉ số thứ năm là dòng tiền cuối tuần, tức tiền mặt và tiền trong tài khoản sau khi đã trừ tiền nhập hàng, tiền thuê mặt bằng chia theo tuần, tiền điện nước và tiền công nếu có thuê người. Nhiều shop lãi trên sổ sách nhưng thiếu tiền mặt vì tiền nằm trong hàng tồn. Nếu dòng tiền cuối tuần âm hai tuần liên tiếp, hãy siết nhập hàng ngay, dù doanh thu vẫn trông khá.
Hướng dẫn từng bước: đọc báo cáo tuần và quyết định nhập hàng trong 7 bước
- Bước 1: Chốt sổ vào một giờ cố định mỗi tuần. Chọn tối chủ nhật hoặc sáng thứ hai làm giờ chốt sổ, và giữ đúng giờ đó mỗi tuần. Ghi tổng doanh thu từng ngày, từ thứ hai đến chủ nhật, cộng lại thành tổng tuần. Chỉ khi ghi đều thì so sánh giữa các tuần mới có ý nghĩa.
- Bước 2: Tính lãi gộp bằng một phép trừ đơn giản. Lấy doanh thu tuần trừ đi giá vốn của số hàng đã bán trong tuần, không tính giá vốn của hàng còn tồn trong kho. Nếu dùng sổ tay, hãy ghi một cột riêng cho giá vốn từng mặt hàng ngay khi nhập hàng, để cuối tuần chỉ cần nhân số lượng đã bán với giá vốn là ra kết quả.
- Bước 3: Lập danh sách 5 mặt hàng bán chạy nhất và 5 mặt hàng tồn lâu nhất. Xếp hạng theo số lượng bán ra trong tuần và theo số ngày đã nằm trên kệ. Hai danh sách này là trái tim của báo cáo tuần, vì mọi quyết định nhập hàng đều bắt đầu từ đây. Hãy dán hai danh sách này ở nơi dễ thấy trong shop.
- Bước 4: So sánh tuần này với hai tuần trước đó. Chỉ nhìn một tuần riêng lẻ rất dễ hiểu lầm, vì một tuần có thể tốt chỉ do có ngày lễ hoặc sự kiện gần nhà. Hãy so sánh doanh thu và lãi gộp của ba tuần gần nhất, và ghi chú lý do nếu biến động lớn, ví dụ trời mưa nhiều.
- Bước 5: Quyết định tăng nhập cho hàng bán chạy và có lãi. Với mặt hàng vừa bán chạy vừa có lãi gộp tốt, hãy tăng lượng nhập thêm khoảng 20 đến 30 phần trăm so với lượng đã bán trong tuần, để tránh hết hàng mà vẫn không ôm quá nhiều. Ví dụ minh họa: tuần này bán hết 100 gói cà phê, tuần sau nhập 120 đến 130 gói là hợp lý, không nên nhập 200 gói chỉ vì được chiết khấu thêm.
- Bước 6: Giữ nguyên hoặc giảm nhập cho hàng bán đều và hàng tồn. Với mặt hàng bán đều nhưng lãi mỏng, giữ nguyên lượng nhập và tìm cách tăng lãi bằng cách nhập giá tốt hơn hoặc bán kèm mặt hàng khác. Với mặt hàng tồn quá hai tuần, giảm một nửa lượng nhập hoặc dừng nhập hẳn một tuần để bán hết tồn kho, rồi mới tính tiếp.
- Bước 7: Ghi quyết định nhập hàng ra giấy và kiểm tra lại tuần sau. Viết rõ tuần sau nhập mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu và lý do là gì, rồi tuần sau đối chiếu xem quyết định đó đúng hay sai. Sau bốn tuần làm đều, khả năng đoán đúng nhu cầu khách của chủ shop sẽ tăng lên rõ rệt.
So sánh bằng danh sách: tăng nhập, giữ nguyên và giảm nhập khi nào
Tăng nhập khi mặt hàng đạt cả ba điều kiện: bán hết hoặc gần hết trong tuần, lãi gộp tốt, và còn ít nhất vài ngày nữa mới có đợt nhập tiếp theo. Trường hợp này tăng nhẹ 20 đến 30 phần trăm là đủ, vì tăng quá nhiều sẽ biến hàng bán chạy thành hàng tồn nếu nhu cầu tuần sau bất ngờ giảm. Hàng bán chạy theo mùa, như nước giải khát vào mùa nóng, cũng nên tăng trước mùa cao điểm một tuần, không đợi đến lúc hết hàng mới nhập.
Giữ nguyên lượng nhập khi mặt hàng bán đều và lãi ở mức chấp nhận được. Đây là nhóm hàng ổn định nuôi shop mỗi ngày, ví dụ gạo, dầu ăn, nước mắm, và chủ shop không nên xáo trộn nhóm này chỉ vì một tuần biến động nhỏ.
Giảm hoặc dừng nhập khi mặt hàng tồn quá hai tuần, bán chậm dần qua ba tuần liên tiếp, hoặc lãi gộp quá mỏng sau khi trừ chi phí vận chuyển và hao hụt. Trong trường hợp này, giảm giá nhẹ, bán kèm với mặt hàng bán chạy, hoặc đặt ở vị trí dễ thấy hơn sẽ hiệu quả hơn là nhập thêm. Nếu sau hai tuần mà hàng vẫn không nhúc nhích, hãy bán hòa vốn để thu hồi tiền mặt.
Sai lầm thường gặp khi đọc báo cáo doanh thu tuần
Sai lầm đầu tiên là chỉ nhìn doanh thu mà không nhìn lãi gộp. Nhiều chủ shop khoe tuần này bán được 30 triệu đồng nhưng không nhắc rằng giá vốn đã 26 triệu đồng, lãi gộp chỉ còn 4 triệu đồng, chưa trừ tiền thuê mặt bằng và điện nước. Doanh thu là thước đo độ đông khách, lãi gộp mới là thước đo shop có sống được hay không.
Sai lầm thứ hai là nhập hàng theo cảm giác sau một ngày đông khách. Một ngày bán gấp đôi bình thường có thể chỉ do có đám giỗ gần nhà hoặc có đoàn khách lạ đi qua, không phải nhu cầu đã tăng bền vững. Quy tắc an toàn là chỉ tăng nhập khi mặt hàng bán chạy ít nhất hai tuần liên tiếp, chứ không phải sau một ngày duy nhất.
Sai lầm thứ ba là ghi chép dồn vào cuối tháng thay vì cuối tuần. Khi dồn cả tháng, chủ shop sẽ quên ngày nào hết hàng và lý do của từng biến động. Ghi chép mỗi tuần chỉ tốn khoảng 30 phút, nhưng giúp phát hiện vấn đề sớm hơn cả tháng, khi vẫn còn kịp sửa.
Câu hỏi thường gặp
Shop nhỏ không dùng phần mềm thì ghi báo cáo tuần bằng gì?
Một cuốn sổ tay có kẻ cột hoặc một bảng tính đơn giản trên điện thoại là đủ. Điều quan trọng là các cột phải cố định mỗi tuần. Khi shop lớn hơn, lúc đó mới cần phần mềm bán hàng.
Bao lâu thì nên xem lại quyết định tăng hay giảm nhập hàng?
Xem lại mỗi tuần, nhưng chỉ thay đổi quyết định lớn sau hai đến ba tuần có cùng một tín hiệu. Ví dụ mặt hàng tồn một tuần chưa đủ để kết luận, nhưng tồn ba tuần liên tiếp thì chắc chắn phải giảm nhập.
Tuần lễ Tết hoặc có sự kiện lớn thì báo cáo tuần có còn đúng không?
Tuần lễ Tết và tuần có sự kiện lớn nên ghi chú riêng và không so sánh trực tiếp với tuần thường. Hãy lưu tuần đặc biệt này làm dữ liệu tham khảo cho cùng dịp năm sau, chứ không dùng để kết luận shop đang tăng trưởng hay suy giảm.
Kết luận
Đọc báo cáo doanh thu tuần không khó, chỉ cần đều đặn và trung thực với con số. Mỗi tuần, chủ shop chỉ cần nhìn 5 chỉ số trên, rồi quyết định tăng nhẹ cho hàng bán chạy, giữ nguyên cho hàng bán đều và giảm cho hàng tồn. Sau một tháng làm đều, bạn sẽ nhập hàng tự tin hơn, ít hết hàng bán chạy và ít vốn kẹt trong hàng tồn. Hãy bắt đầu ngay tuần này bằng một cuốn sổ tay và chốt sổ vào tối chủ nhật.
Xem thêm: Kinh doanh và doanh thu, Khởi nghiệp, Thị trường tiêu dùng, Marketing và bán hàng
