Chị Hoa mở shop tạp hóa nhỏ ở quận Gò Vấp, bán hàng đều tay nhưng cuối tháng tiền mặt lúc nào cũng thiếu, trong khi kho sau nhà chất đầy hàng hóa. Vấn đề không phải doanh số mà là chị không biết chính xác mình tồn bao nhiêu, món nào bán chạy và món nào nằm im cả tháng, khiến vốn bị chôn trong kho.
- Đếm kho định kỳ giúp chủ shop biết con số tồn thật thay vì đoán mò, và phát hiện sớm hàng thất thoát, hàng hết hạn hay hàng bị ghi nhầm số lượng.
- Mức tồn tối thiểu là lằn ranh đỏ cho từng mặt hàng: xuống dưới mức đó thì đặt nhập, trên mức đó thì dừng lại, không nhập theo cảm tính hay vì nhà cung cấp giảm giá.
- Tránh đọng vốn bằng cách xếp hàng theo tốc độ bán, ưu tiên bán trước hàng nhập trước, xả hàng chậm có kế hoạch và chỉ nhập lô nhỏ cho mặt hàng mới chưa kiểm chứng.
Vì sao shop nhỏ hay kẹt vốn trong kho
Nhiều chủ shop nhỏ nhập hàng theo cảm giác. Thấy nhà cung cấp giảm giá mười phần trăm là nhập gấp đôi, thấy khách hỏi một món lạ là nhập cả thùng, thấy kệ trống là muốn lấp đầy cho đẹp mắt. Lúc đầu, kho đầy trông như dấu hiệu làm ăn phát đạt, nhưng thực tế mỗi thùng hàng nằm im là một khoản tiền không sinh lời, chưa kể chi phí mặt bằng, điện, công trông coi và rủi ro hàng hết hạn hay ẩm mốc. Theo phân tích của Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com), một shop nhỏ có thể bán tốt mà vẫn thiếu tiền mặt, chỉ vì tốc độ nhập hàng nhanh hơn tốc độ bán hàng trong nhiều tuần liên tiếp.
Chị Hoa từng gặp đúng tình trạng này. Chị nhập 200 gói bánh kẹo vì được chiết khấu tốt, nhưng mỗi tuần shop chỉ bán được khoảng 30 gói, nghĩa là số hàng đó phải mất gần hai tháng mới bán hết, trong khi tiền nhập đã trả ngay từ đầu. Cùng lúc đó, nước giặt bán chạy nhất lại hết hàng ba lần trong một tháng, khách hỏi không có đành sang shop đối diện. Như vậy, shop vừa đọng vốn ở hàng bán chậm, vừa mất doanh thu ở hàng bán chạy, chỉ vì không có bảng theo dõi tồn kho rõ ràng.
Ba khái niệm chủ shop cần nắm trước khi làm
Thứ nhất là tồn kho thực tế, tức số lượng hàng đang có thật trong kho và trên kệ tại thời điểm kiểm đếm, không tính hàng đang vận chuyển. Thứ hai là tốc độ bán trung bình, tức mỗi tuần hoặc mỗi tháng shop bán được bao nhiêu đơn vị của một mặt hàng, tính từ sổ bán hàng thực tế chứ không phải từ kỳ vọng. Thứ ba là thời gian chờ nhập hàng, tức từ lúc đặt hàng đến lúc hàng về kho mất bao nhiêu ngày, vì con số này quyết định shop phải dự trữ bao nhiêu để không bị đứt hàng trong lúc chờ.
Ví dụ, shop của chị Hoa bán trung bình 10 chai nước rửa chén mỗi tuần, nhà cung cấp giao hàng sau 5 ngày kể từ khi đặt. Nếu chị chờ đến khi hết sạch mới đặt thì shop sẽ trống hàng ít nhất 5 ngày. Ngược lại, nếu chị đặt nhập khi còn 15 chai, tức đủ bán trong khoảng 10 ngày, thì hàng mới về kịp trước khi hết, mà vốn cũng không bị chôn quá nhiều. Công thức đơn giản này là nền tảng của mức tồn tối thiểu.
Hướng dẫn từng bước: quản lý tồn kho cho shop nhỏ trong 7 bước
- Bước 1: Lập danh sách toàn bộ mặt hàng đang bán. Liệt kê từng mặt hàng kèm đơn vị tính, giá nhập, giá bán và nhà cung cấp, mỗi mặt hàng một dòng, không gộp chung các loại khác nhau. Một shop tạp hóa nhỏ thường có từ 80 đến 200 mặt hàng, chỉ cần làm một lần rồi cập nhật dần.
- Bước 2: Đếm kho lần đầu thật kỹ, hai người đối chiếu nhau. Chọn một buổi ít khách, tốt nhất là tối chủ nhật hoặc sáng sớm trước giờ mở cửa, rồi đếm từng kệ, từng thùng và ghi số lượng thực tế vào bảng. Nên có hai người đếm độc lập rồi đối chiếu, vì một người đếm rất dễ sót hoặc đếm nhầm, nhất là với hàng nhỏ.
- Bước 3: Tính tốc độ bán và thời gian chờ cho từng mặt hàng. Lấy sổ bán hàng 4 tuần gần nhất, chia tổng số bán ra cho 4 để ra tốc độ bán mỗi tuần, rồi ghi thêm thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Với mặt hàng mới chưa đủ dữ liệu, hãy tạm tính theo tuần đầu tiên và ghi chú rõ là số liệu tạm, để điều chỉnh sau một tháng.
- Bước 4: Đặt mức tồn tối thiểu và mức tồn tối đa cho từng mặt hàng. Mức tối thiểu có thể tính đơn giản bằng tốc độ bán mỗi ngày nhân với số ngày chờ hàng, cộng thêm dự phòng khoảng 30 phần trăm. Mức tối đa thì bằng mức tối thiểu cộng với lượng bán trong một chu kỳ nhập hàng, ví dụ một tuần hoặc hai tuần. Khi tồn thực tế chạm mức tối thiểu thì đặt nhập ngay.
- Bước 5: Đặt lịch đếm kho định kỳ và giữ đúng lịch. Hàng bán nhanh nên đếm mỗi tuần một lần, hàng bán chậm đếm mỗi tháng một lần, và toàn bộ kho nên tổng kiểm mỗi quý một lần. Mỗi lần đếm xong, so sánh số thực tế với số trên sổ, ghi rõ chênh lệch và lý do nếu tìm được, ví dụ hàng vỡ, hàng hết hạn hay ghi nhầm.
- Bước 6: Sắp xếp kho theo nguyên tắc bán trước hàng nhập trước. Hàng nhập trước để phía trước, hàng nhập sau để phía sau, và hàng sắp hết hạn phải được đưa ra kệ trước kèm biển nhắc bán nhanh. Với thực phẩm, đồ uống hay mỹ phẩm có hạn sử dụng, nguyên tắc này còn quan trọng hơn, vì một lô hàng hết hạn không chỉ mất vốn mà còn ảnh hưởng uy tín shop.
- Bước 7: Xử lý hàng chậm có kế hoạch, không để hàng nằm im quá 60 ngày. Lập danh sách những mặt hàng không bán được trong 30 ngày, rồi chọn cách xử lý phù hợp: giảm giá nhẹ kèm mua chung với hàng bán chạy, làm quà tặng kèm, hoặc bán thanh lý để thu hồi một phần vốn. Sau 60 ngày mà vẫn không bán được thì thanh lý dứt điểm, chứ không giữ lại với hy vọng một ngày nào đó sẽ có khách hỏi.
So sánh bằng danh sách: nhập theo cảm tính và nhập theo mức tồn
Nhập theo cảm tính có những dấu hiệu rất dễ nhận ra. Dấu hiệu thứ nhất là đặt hàng khi thấy kệ trống mà không kiểm tra kho sau còn bao nhiêu. Dấu hiệu thứ hai là nhập gấp đôi chỉ vì được giảm giá, dù tốc độ bán không tăng. Dấu hiệu thứ ba là không nhớ nổi mình còn bao nhiêu thùng của một mặt hàng cho đến khi mở kho ra đếm. Dấu hiệu thứ tư là thường xuyên vừa thừa hàng chậm, vừa thiếu hàng chạy trong cùng một tháng.
Ngược lại, nhập theo mức tồn có những dấu hiệu sau. Thứ nhất, mỗi quyết định nhập hàng đều dựa vào con số tồn thực tế vừa đếm gần đây. Thứ hai, shop có bảng mức tồn tối thiểu dán ở kho hoặc lưu trong điện thoại để tra cứu nhanh. Thứ ba, hàng bán chạy hiếm khi hết quá một đến hai ngày vì đã đặt trước khi chạm mức tối thiểu. Thứ tư, cuối tháng chủ shop biết chính xác giá trị tồn kho của mình là bao nhiêu tiền, thay vì chỉ áng chừng.
Sai lầm thường gặp khiến shop vẫn đọng vốn dù đã đếm kho
Sai lầm phổ biến nhất là đếm kho xong rồi để đó, không cập nhật số liệu sau mỗi lần nhập và bán. Bảng tồn kho chỉ có giá trị khi được cập nhật thường xuyên, dù chỉ là ghi tay vào cuối ngày. Một sai lầm khác là đặt cùng một mức tồn cho mọi mặt hàng, ví dụ mặt hàng nào cũng giữ 20 đơn vị, trong khi có mặt hàng bán 50 đơn vị mỗi tuần và có mặt hàng bán 2 đơn vị mỗi tháng. Mức tồn phải khác nhau theo tốc độ bán, nếu không shop sẽ vừa thiếu hàng chạy, vừa thừa hàng chậm cùng một lúc.
Nhiều chủ shop cũng mắc lỗi ôm hàng mới chưa kiểm chứng với số lượng lớn. Một mặt hàng lạ có thể được khách hỏi vài lần rồi thôi, vì vậy lần nhập đầu tiên chỉ nên đủ bán trong một đến hai tuần để thử phản ứng của khách. Đừng quên chi phí cơ hội của vốn đọng: mười triệu đồng nằm trong kho hàng chậm là mười triệu đồng không thể dùng để nhập hàng chạy hay trả tiền thuê mặt bằng đúng hạn.
Câu hỏi thường gặp
Shop rất nhỏ, chỉ vài chục mặt hàng thì có cần đếm kho định kỳ không?
Rất cần, và thực ra shop càng nhỏ thì đếm kho càng nhanh. Với vài chục mặt hàng, một buổi đếm kỹ chỉ mất khoảng một giờ, nhưng giúp bạn biết chính xác vốn đang nằm ở đâu và mặt hàng nào cần nhập gấp. Shop nhỏ không có đệm tài chính dày, nên một lô hàng đọng vài triệu đồng cũng đủ gây thiếu tiền mặt cuối tháng.
Tính mức tồn tối thiểu thế nào nếu chưa có sổ bán hàng đầy đủ?
Nếu chưa có sổ bán hàng, hãy bắt đầu ghi từ hôm nay và dùng số liệu của hai tuần đầu tiên để ước tính tạm thời, đồng thời đặt mức tồn tối thiểu ở mức an toàn hơn, ví dụ đủ bán trong 10 đến 14 ngày. Sau một tháng có dữ liệu đầy đủ, tính lại theo công thức tốc độ bán nhân với thời gian chờ hàng cộng dự phòng 30 phần trăm.
Hàng chậm đã giảm giá mà vẫn không bán được thì nên làm gì?
Nếu đã giảm giá hai lần mà vẫn không bán được trong 60 ngày, hãy thanh lý dứt điểm để thu hồi vốn, dù chỉ thu lại được một phần giá nhập. Giữ hàng lại chỉ làm tốn chỗ kho và tốn công kiểm đếm, trong khi số tiền thu về có thể dùng để nhập mặt hàng bán chạy hơn.
Kết luận
Quản lý tồn kho cho shop nhỏ không cần công cụ phức tạp, chỉ cần ba thói quen: đếm kho định kỳ để biết con số thật, đặt mức tồn tối thiểu cho từng mặt hàng để biết khi nào cần nhập, và xử lý dứt khoát hàng chậm để vốn không bị chôn trong kho. Hãy bắt đầu ngay tuần này bằng một buổi đếm kho thật kỹ và một bảng mức tồn đơn giản cho 20 mặt hàng bán chạy nhất, rồi mở rộng dần cho toàn bộ shop. Khi vốn quay vòng nhanh hơn, shop sẽ có tiền mặt đều đặn hơn, ít đứt hàng hơn và chủ shop cũng yên tâm hơn mỗi cuối tháng.
Xem thêm: Kinh doanh và doanh thu, Khởi nghiệp, Thương mại điện tử và MMO
