Một shop online nhỏ có thể bán vài trăm đơn mỗi tháng mà cuối tháng vẫn không thấy lãi, và nguyên nhân thường nằm ở một khoản tưởng nhỏ: phí giao hàng. Nhiều chủ shop chỉ tính tiền hàng và tiền nhập, quên mất tiền ship đi, ship hoàn, phí đóng gói và thời gian xử lý đơn. Khi cộng đủ các khoản này, một đơn hàng tưởng lãi 30.000 đồng có thể hóa ra chỉ lãi vài nghìn đồng, thậm chí lỗ. Bài viết này hướng dẫn bạn tính chi phí giao hàng từng bước, với ví dụ cụ thể của shop nhỏ tại Việt Nam, để đặt giá bán và chính sách trợ giá ship một cách chắc chắn.
- Chi phí giao hàng của một đơn không chỉ là tiền trả cho đơn vị vận chuyển, mà còn gồm đóng gói, hoàn hàng và thời gian xử lý.
- Muốn không lỗ, giá bán phải gánh được chi phí giao hàng bình quân trên mỗi đơn thành công, không phải trên mỗi đơn gửi đi.
- Trợ giá ship chỉ nên làm khi đã tính được mức trợ tối đa mà lợi nhuận vẫn còn, và phải gắn với điều kiện rõ ràng như giá trị đơn tối thiểu.
Vì sao phí ship khiến shop nhỏ dễ lỗ mà không biết
Theo phân tích của Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com), sai lầm phổ biến nhất của shop mới là nhìn vào doanh thu thay vì lợi nhuận trên mỗi đơn. Một đơn hàng 150.000 đồng, trừ giá vốn 90.000 đồng, nhiều người nghĩ mình lãi 60.000 đồng. Nhưng sau khi trừ phí vận chuyển 25.000 đồng, hộp, băng keo, túi và nhãn hết 8.000 đồng, phí sàn hoặc phí thanh toán khoảng 10.000 đồng, phần còn lại chỉ khoảng 17.000 đồng. Nếu đơn đó bị hoàn về, shop còn mất thêm phí hoàn và tiền gói lại, coi như đơn đó lỗ.
Vấn đề càng lớn khi shop bán hàng giá trị thấp. Với đơn 49.000 đồng, phí ship 20.000 đồng đã chiếm hơn 40% giá trị đơn. Chỉ cần tỉ lệ hoàn hàng ở mức 10% là lợi nhuận cả tháng có thể bị bào mòn. Ở Việt Nam, nhiều shop nhỏ còn tự giao bằng xe máy trong nội thành, tưởng là tiết kiệm, nhưng lại quên tính xăng xe, thời gian chạy và rủi ro giao trễ, giao nhầm. Những khoản này không hiện trên hóa đơn nhưng vẫn là chi phí thật.
Một nguyên nhân khác là chính sách miễn phí ship được copy từ shop lớn mà không tính lại. Shop lớn có lượng đơn lớn nên thương lượng được giá vận chuyển thấp và tỉ lệ hoàn thấp. Shop nhỏ gửi vài chục đơn mỗi ngày không có lợi thế đó. Miễn phí ship vô điều kiện vì thế rất dễ biến thành bán hộ đơn vị vận chuyển: càng bán nhiều, càng lỗ nhiều.
Các thành phần của chi phí giao hàng cần tính đủ
Trước khi đặt giá, bạn cần liệt kê đủ các thành phần sau cho một đơn hàng trung bình của shop mình. Thứ nhất là cước vận chuyển thực tế, tức số tiền bạn trả cho đơn vị vận chuyển cho đơn giao thành công, tính theo khu vực nội thành, ngoại thành và tỉnh xa. Thứ hai là chi phí đóng gói: hộp, túi, giấy bọt khí, băng keo, nhãn và hóa đơn, chia đều cho mỗi đơn. Thứ ba là chi phí hoàn hàng: phí trả hàng, phí lưu kho nếu có, và chi phí gói lại khi hàng quay về.
Thứ tư là phí nền tảng và thanh toán, ví dụ phí sàn thương mại điện tử hoặc phí thu hộ, vì nhiều shop tính phí này riêng nhưng thực chất nó gắn liền với mỗi đơn giao thành công. Thứ năm là chi phí nhân công và thời gian: người gói hàng, người mang ra bưu cục, người đối soát đơn hoàn, kể cả khi đó là chính bạn. Nếu bạn dành hai giờ mỗi ngày để gói và giao hàng, đó là hai giờ không dùng cho việc tìm khách hay phát triển sản phẩm.
Cuối cùng là chi phí thất thoát và rủi ro: hàng vỡ, hàng mất, hàng giao sai địa chỉ phải gửi lại. Bạn không cần tính chính xác từng vụ, chỉ cần ước lượng theo tỉ lệ của tháng trước. Ví dụ, nếu tháng trước có 3 đơn hỏng trên 200 đơn, tỉ lệ thất thoát là 1,5%, bạn cộng thêm khoản này vào chi phí bình quân.
Công thức tính chi phí giao hàng bình quân trên mỗi đơn thành công
Công thức đơn giản nhất mà shop nhỏ có thể dùng ngay là: chi phí giao hàng bình quân bằng tổng chi phí giao hàng trong tháng chia cho số đơn giao thành công trong tháng. Tổng chi phí gồm cước vận chuyển đã trả, tiền đóng gói, phí hoàn hàng và chi phí xử lý đơn. Mẫu số phải là đơn thành công, không phải tổng đơn gửi đi, vì đơn hoàn không mang lại doanh thu nhưng vẫn tốn chi phí.
Ví dụ cụ thể: một shop bán đồ gia dụng nhỏ trong tháng gửi 200 đơn, giao thành công 180 đơn, hoàn 20 đơn. Tiền cước đã trả là 4.600.000 đồng, tiền đóng gói là 1.200.000 đồng, phí hoàn hàng là 300.000 đồng, tổng cộng 6.100.000 đồng. Chia cho 180 đơn thành công, chi phí giao hàng bình quân là khoảng 33.900 đồng mỗi đơn. Con số này mới là số cần đưa vào giá bán, chứ không phải mức cước 23.000 đồng ghi trên một đơn lẻ.
Nếu shop phân loại theo khu vực, công thức này càng chính xác hơn. Bạn tính riêng cho nội thành, ngoại thành và tỉnh xa, vì cước tỉnh xa thường cao gấp rưỡi đến gấp đôi. Khi đó, giá bán hoặc mức trợ giá ship cũng nên khác nhau theo khu vực, thay vì một mức chung cho mọi khách. Một bảng tính đơn giản trên giấy hoặc bảng tính điện tử, cập nhật mỗi cuối tháng, đã đủ để shop nhỏ kiểm soát khoản này.
Hướng dẫn từng bước tính và đưa phí ship vào giá bán
Bước 1: thu thập số liệu tháng vừa qua, gồm số đơn gửi, số đơn thành công, số đơn hoàn, tổng tiền cước, tổng tiền đóng gói và phí hoàn. Nếu bạn chưa ghi chép, hãy bắt đầu từ tháng này, vì chỉ cần một tháng số liệu là đã có bức tranh khá rõ.
Bước 2: tính chi phí giao hàng bình quân trên mỗi đơn thành công theo công thức ở trên, và tính riêng theo khu vực nếu chênh lệch cước lớn. Bước 3: cộng chi phí này vào giá vốn và các chi phí khác để ra giá bán tối thiểu có lãi. Ví dụ, giá vốn 90.000 đồng cộng chi phí giao hàng bình quân 34.000 đồng cộng phí sàn 10.000 đồng thì giá bán tối thiểu phải trên 134.000 đồng mới bắt đầu có lãi.
Bước 4: quyết định chính sách ship dựa trên con số vừa tính. Nếu muốn miễn phí ship, bạn có thể tăng giá bán lên một mức tương đương chi phí giao hàng bình quân, hoặc đặt điều kiện đơn từ một mức nhất định, ví dụ từ 299.000 đồng, để giá trị đơn đủ lớn gánh chi phí. Bước 5: theo dõi lại mỗi tháng. Khi lượng đơn tăng, cước bình quân có thể giảm nhờ thương lượng với đơn vị vận chuyển, và khi đó bạn mới có dư địa để trợ giá nhiều hơn.
Cách trợ giá ship mà vẫn giữ lãi
Trợ giá ship hiệu quả nhất là trợ có điều kiện. Thay vì miễn phí cho mọi đơn, bạn trợ một phần, ví dụ 15.000 đồng, cho đơn từ 199.000 đồng trở lên, hoặc miễn phí cho đơn từ 399.000 đồng. Cách này khuyến khích khách mua thêm để đủ điều kiện, giúp giá trị đơn trung bình tăng lên và chi phí ship trên mỗi đồng doanh thu giảm xuống.
Một cách khác là trợ ship theo khu vực: miễn phí hoặc trợ nhiều hơn cho nội thành, nơi cước thấp và giao nhanh, và trợ ít hơn cho tỉnh xa. Bạn cũng có thể trợ ship vào dịp khuyến mãi có thời hạn, thay vì áp dụng quanh năm, để kiểm soát ngân sách. Quan trọng là luôn đặt trần ngân sách trợ giá mỗi tháng, ví dụ không vượt quá 5% doanh thu, và dừng chương trình khi chạm trần.
Ngoài ra, giảm chi phí giao hàng từ gốc cũng là một dạng trợ giá bền vững. Gói hàng gọn nhẹ hơn giúp giảm cước tính theo khối lượng, chọn hộp vừa size giúp giảm phí cồng kềnh, và kiểm tra kỹ địa chỉ, số điện thoại trước khi gửi giúp giảm tỉ lệ hoàn. Nhiều shop chỉ cần giảm tỉ lệ hoàn từ 15% xuống 8% là đã tiết kiệm được một khoản lớn mỗi tháng mà không cần tăng giá.
Sai lầm thường gặp khi tính phí giao hàng
Sai lầm thứ nhất là chỉ tính cước của đơn thành công và bỏ qua đơn hoàn. Sai lầm thứ hai là quên tiền đóng gói vì mỗi món chỉ vài nghìn đồng, nhưng nhân với hàng trăm đơn thì thành tiền triệu. Sai lầm thứ ba là tự giao hàng mà tính chi phí bằng không, trong khi thời gian và xăng xe của chính bạn cũng có giá.
Sai lầm thứ tư là đặt giá bán theo đối thủ mà không biết cấu trúc chi phí của mình có giống họ hay không. Đối thủ có thể nhập rẻ hơn, gửi nhiều hơn nên cước rẻ hơn, hoặc đang chịu lỗ để chiếm thị trường. Chạy theo giá của họ mà không tính lại chi phí của mình là con đường nhanh nhất đến thua lỗ. Bạn nên tham khảo giá thị trường, nhưng quyết định cuối cùng phải dựa trên bảng tính của chính shop mình.
Bạn có thể đọc thêm cách tính giá vốn cho quán nhỏ để đối chiếu với cách tính chi phí giao hàng, và tham khảo quản lý đơn hàng đa sàn cho shop nhỏ để giảm đơn hoàn và giao nhầm, hai nguyên nhân làm đội chi phí ship.
Câu hỏi thường gặp
Shop mới chưa có số liệu tháng trước thì tính phí ship thế nào? Bạn có thể ước lượng bằng cách gửi thử 20 đến 30 đơn đầu tiên và ghi lại đầy đủ cước, tiền gói và số đơn hoàn. Sau tháng đầu tiên, bạn tính lại bằng số liệu thật và điều chỉnh giá bán hoặc chính sách ship ngay.
Có nên miễn phí ship cho mọi đơn để cạnh tranh không? Chỉ nên làm khi giá bán của bạn đã cộng đủ chi phí giao hàng bình quân và lợi nhuận vẫn đạt mức bạn chấp nhận. Nếu chưa tính kỹ, hãy bắt đầu bằng trợ giá có điều kiện theo giá trị đơn thay vì miễn phí toàn bộ.
Đơn hoàn nhiều thì xử lý ra sao để đỡ lỗ phí ship? Trước hết, hãy giảm nguyên nhân hoàn: xác nhận đơn qua tin nhắn, kiểm tra địa chỉ và số điện thoại, mô tả sản phẩm đúng thực tế và đóng gói chắc chắn. Song song, bạn đưa chi phí hoàn bình quân vào giá bán, vì coi hoàn hàng bằng không là tự lừa mình.
Kết luận
Chi phí giao hàng không phải là khoản phụ mà là một phần của giá vốn. Khi tính đủ cước vận chuyển, đóng gói, hoàn hàng và thời gian xử lý trên mỗi đơn thành công, bạn mới biết giá bán nào là có lãi và mức trợ giá nào là an toàn. Hãy bắt đầu bằng một bảng tính đơn giản trong tháng này, theo dõi lại mỗi tháng và điều chỉnh chính sách ship theo số liệu thật. Bán hàng có lãi chậm mà chắc vẫn tốt hơn bán nhiều mà cuối tháng không còn gì.
