Nhiều người đi làm mỗi tháng bị trừ thuế thu nhập cá nhân đều đặn nhưng đến kỳ quyết toán lại bỏ qua, vô tình để mất khoản tiền hoàn thuế có thể lên đến vài triệu đồng. Cuối năm chính là thời điểm tốt nhất để rà soát lại chứng từ, đăng ký người phụ thuộc và chuẩn bị hồ sơ. Bài viết hướng dẫn chi tiết 6 bước tự quyết toán thuế online và chỉ ra 5 khoản giảm trừ hay bị bỏ sót nhất.
3 điều cần nhớ ngay
- Không phải ai cũng phải tự quyết toán: nếu bạn chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương và đã được công ty quyết toán thay, bạn không cần làm gì thêm. Người có từ hai nguồn thu nhập trở lên, hoặc có thu nhập vãng lai bị khấu trừ 10% mà tổng thuế phải nộp thấp hơn số đã nộp, mới cần tự quyết toán để được hoàn thuế.
- 5 khoản giảm trừ hay bị bỏ sót gồm giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc chưa đăng ký, các khoản bảo hiểm bắt buộc, đóng góp từ thiện nhân đạo có chứng từ, tiền thuê nhà của cá nhân kinh doanh liên quan và các khoản giảm trừ đặc thù khác - mỗi khoản đều trực tiếp làm giảm số thuế phải nộp.
- Toàn bộ quy trình đã làm được online trên cổng thuế điện tử, không cần đến trực tiếp cơ quan thuế. Nhưng hồ sơ sai sót sẽ bị trả về và kéo dài thời gian hoàn thuế nhiều tháng, nên chuẩn bị kỹ từ cuối năm là cách khôn ngoan nhất.
Ai cần tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Trước khi đi vào các bước thực hiện, cần xác định rõ mình có thuộc diện phải tự quyết toán hay không. Theo quy định hiện hành của cơ quan thuế, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc một trong các trường hợp sau cần tự quyết toán:
- Có thu nhập từ hai nơi trở lên trong năm và không đủ điều kiện ủy quyền cho một đơn vị quyết toán thay.
- Có thu nhập vãng lai (làm thêm, cộng tác viên, hoa hồng) đã bị khấu trừ 10% tại nguồn, nhưng khi tính lại tổng thu nhập cả năm thì số thuế thực tế phải nộp thấp hơn số đã bị khấu trừ - trường hợp này quyết toán để được hoàn lại phần chênh lệch.
- Có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán, hoặc có số thuế nộp thừa muốn hoàn hoặc bù trừ sang kỳ sau.
Ngược lại, nếu bạn chỉ làm cho một công ty duy nhất cả năm, không có thu nhập ngoài và đã ủy quyền cho công ty quyết toán thay, bạn không cần tự làm gì thêm. Nhầm lẫn phổ biến là nhiều người thuộc diện được hoàn thuế nhưng vì ngại thủ tục mà bỏ qua - thực chất số tiền hoàn có khi đủ cho một chuyến du lịch ngắn ngày.
5 khoản giảm trừ hay bị bỏ sót nhất
Giảm trừ là phần thu nhập được trừ ra trước khi tính thuế, nên mỗi khoản giảm trừ bị bỏ sót đồng nghĩa với việc bạn nộp thuế cao hơn mức đáng lẽ phải nộp. Dưới đây là những khoản người đi làm hay quên nhất:
1. Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc chưa đăng ký. Theo quy định hiện hành (Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14), mức giảm trừ cho bản thân người nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng, và 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (con nhỏ, cha mẹ già không có thu nhập...). Nhiều người nuôi cha mẹ già hoặc con nhỏ nhưng chưa bao giờ đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế - đây là khoản thất thoát lớn nhất. Lưu ý: chính sách thuế có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ, nên hãy đối chiếu mức mới nhất trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế trước khi kê khai.
2. Các khoản bảo hiểm bắt buộc đã đóng. Tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc được trừ khỏi thu nhập chịu thuế. Phần này thường đã được công ty tính đúng, nhưng với người có thu nhập từ nhiều nơi, cần cộng dồn đầy đủ để không bỏ sót.
3. Đóng góp từ thiện, nhân đạo có chứng từ hợp lệ. Các khoản ủng hộ quỹ từ thiện, hỗ trợ đồng bào thiên tai thông qua tổ chức được cấp phép được tính giảm trừ nếu có chứng từ đầy đủ. Nhiều người ủng hộ theo phong trào mà không giữ biên lai nên không được tính.
4. Thu nhập vãng lai đã khấu trừ nhưng chưa tổng hợp. Tiền dạy thêm, viết bài cộng tác, hoa hồng môi giới... bị khấu trừ 10% mỗi lần chi trả từ 2 triệu đồng trở lên. Cuối năm, hãy xin đủ chứng từ khấu trừ thuế từ tất cả các bên chi trả để tổng hợp - đây chính là nguồn hoàn thuế phổ biến nhất của dân văn phòng làm thêm.
5. Các khoản giảm trừ đặc thù theo chính sách từng năm. Một số năm có chính sách giảm trừ, miễn giảm đặc thù (ví dụ hỗ trợ sau thiên tai, dịch bệnh). Theo dõi thông báo của Tổng cục Thuế vào cuối năm giúp bạn không bỏ lỡ quyền lợi.
Ảnh minh họa: tự kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân online tại nhà với đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế. (Ảnh minh họa do AI tạo)
6 bước tự quyết toán thuế online từ cuối năm nay
Bước 1: Thu thập đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế. Liên hệ phòng nhân sự/kế toán của tất cả các nơi bạn có thu nhập trong năm để xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Với thu nhập vãng lai, xin biên lai khấu trừ từ từng bên chi trả. Hãy làm việc này ngay từ cuối năm, đừng đợi đến sát hạn mới đi xin vì kế toán các công ty cũng bận rộn vào đầu năm.
Bước 2: Đăng ký người phụ thuộc (nếu chưa có). Chuẩn bị giấy khai sinh của con, chứng minh nhân dân/căn cước của cha mẹ và giấy tờ chứng minh mối quan hệ, nộp cho đơn vị chi trả thu nhập hoặc đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế. Người phụ thuộc phải được đăng ký trước thời hạn quyết toán thì giảm trừ mới được tính cho cả năm.
Bước 3: Đăng nhập cổng thuế điện tử. Truy cập hệ thống thuế điện tử dành cho cá nhân của Tổng cục Thuế (etax) và đăng nhập bằng mã số thuế cùng mật khẩu đã đăng ký. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký online hoặc đến trực tiếp cơ quan thuế một lần để kích hoạt.
Bước 4: Kê khai tờ khai quyết toán mẫu 02/QTT-TNCN. Trên hệ thống, chọn chức năng kê khai quyết toán thuế TNCN và điền đầy đủ các chỉ tiêu: tổng thu nhập chịu thuế trong năm, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ/nộp. Hệ thống sẽ tự động tính số thuế còn phải nộp thêm hoặc số thuế được hoàn. Kiểm tra kỹ từng con số trước khi gửi - sai một chỉ tiêu có thể khiến hồ sơ bị trả về.
Bước 5: Nộp tờ khai và nộp thêm tiền thuế (nếu có). Sau khi gửi tờ khai thành công, nếu còn thuế phải nộp thêm, bạn nộp qua ngân hàng liên kết trên cổng thuế điện tử. Nếu được hoàn thuế, ghi rõ số tài khoản ngân hàng để cơ quan thuế chuyển tiền hoàn.
Bước 6: Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ. Đăng nhập lại hệ thống sau vài ngày làm việc để kiểm tra hồ sơ đã được chấp nhận hay bị yêu cầu bổ sung. Thời gian hoàn thuế thường kéo dài vài tuần đến vài tháng tùy thời điểm, nên nộp sớm ngay đầu kỳ quyết toán là lợi thế.
Để chủ động hơn về tiền bạc trong những tháng cuối năm, bạn có thể kết hợp với kế hoạch tài chính 6 tháng cuối năm và cân nhắc gửi tiết kiệm online cho khoản tiền hoàn thuế sắp về. Nếu đang có ý định chuyển việc để tăng thu nhập năm sau, hãy đọc thêm kinh nghiệm đàm phán lương khi nhận việc mới.
4 sai lầm khiến hồ sơ quyết toán bị trả về
- Đăng ký người phụ thuộc quá hạn: nhiều người đến lúc kê khai mới nhớ ra cha mẹ/con cái chưa được đăng ký, lúc đó đã không kịp tính giảm trừ cho năm cũ. Hãy chốt danh sách người phụ thuộc ngay từ cuối năm nay.
- Khai thiếu thu nhập vãng lai: cố tình hoặc vô ý bỏ sót một nguồn thu nhập khiến số liệu không khớp với dữ liệu cơ quan thuế đang có, hồ sơ sẽ bị yêu cầu giải trình.
- Nộp hồ sơ sai cơ quan thuế: cá nhân có hai nguồn thu nhập trở lên phải nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú, không phải nơi công ty đóng trụ sở. Nộp sai nơi là lỗi rất phổ biến.
- Để sát hạn mới nộp: càng gần hạn chót, hệ thống càng quá tải và thời gian xử lý hoàn thuế càng kéo dài. Người nộp sớm thường được hoàn tiền sớm hơn hẳn.
Câu hỏi thường gặp
Tôi chỉ làm một công ty, có cần tự quyết toán không?
Không cần, nếu bạn đã ủy quyền cho công ty quyết toán thay và không có thu nhập ngoài. Công ty có trách nhiệm quyết toán thay cho người lao động ký hợp đồng dài hạn và chỉ có thu nhập tại một nơi. Bạn chỉ cần kiểm tra lại bảng quyết toán mà công ty cung cấp để chắc chắn các khoản giảm trừ của mình được tính đủ.
Tiền hoàn thuế bao lâu thì về tài khoản?
Theo quy trình của cơ quan thuế, sau khi hồ sơ được chấp nhận hợp lệ, thời gian hoàn thuế thường từ vài tuần đến vài tháng tùy lượng hồ sơ tồn đọng từng thời điểm. Vì vậy nộp hồ sơ sớm ngay từ đầu kỳ quyết toán (thường từ tháng 3 hằng năm) giúp bạn nhận tiền sớm hơn thay vì chen chúc vào sát hạn chót cuối tháng 4.
Thu nhập dưới mức phải nộp thuế có cần quyết toán để hoàn lại 10% đã khấu trừ không?
Có, và đây chính là trường hợp đáng làm nhất. Ví dụ sinh viên mới ra trường làm cộng tác viên bị khấu trừ 10% mỗi lần nhận trên 2 triệu đồng, nhưng tổng thu nhập cả năm chưa đến mức phải nộp thuế - quyết toán sẽ giúp bạn lấy lại toàn bộ số tiền đã bị khấu trừ. Thủ tục hoàn toàn online nên đừng ngại.
Kết luận
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân không khó như nhiều người vẫn nghĩ - toàn bộ quy trình đã online, và phần việc nặng nhất chỉ là thu thập chứng từ đầy đủ từ cuối năm. Hãy bắt đầu ngay từ hôm nay: xin chứng từ khấu trừ từ mọi nguồn thu nhập, rà soát danh sách người phụ thuộc, và đánh dấu lịch nộp hồ sơ sớm đầu năm sau. Vài giờ chuẩn bị cuối năm có thể giúp bạn lấy lại vài triệu đồng tiền hoàn thuế một cách chính đáng.
Thông tin trên Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com) mang tính chất tham khảo chuyên sâu và phân tích dữ liệu thị trường, không phải là lời khuyên ủy thác đầu tư tài chính.
