Với startup 3 đến 5 người hay freelancer làm theo nhóm nhỏ, văn phòng riêng giúp đội ngũ tập trung hơn và gặp khách hàng chuyên nghiệp hơn. Nhưng tiền thuê văn phòng thường là khoản chi cố định lớn nhất mỗi tháng. Bài viết hướng dẫn 7 tiêu chí chọn vị trí, cách tính chi phí thực và cách thương lượng giá thuê.
- Văn phòng nhỏ phù hợp cho startup và freelancer là diện tích 20 đến 50 mét vuông, đủ cho 3 đến 8 chỗ ngồi, có sẵn bàn ghế, điều hòa, internet và chỗ tiếp khách.
- Chọn vị trí theo 7 tiêu chí: giao thông, chi phí tổng, hạ tầng kỹ thuật, khả năng mở rộng, an ninh, hình ảnh với khách hàng và điều khoản hợp đồng.
- Giá thuê niêm yết chưa phải chi phí thực: hãy cộng thêm phí dịch vụ, tiền điện nước, gửi xe và thuế, rồi mới so sánh các lựa chọn với nhau.
Vì sao startup và freelancer nên thuê văn phòng nhỏ thay vì làm ở nhà
Làm việc ở nhà tiết kiệm tiền nhưng có 3 hạn chế lớn. Thứ nhất, ranh giới giữa làm việc và nghỉ ngơi bị xóa nhòa, bạn dễ làm việc lan man tới khuya mà hiệu suất không cao. Thứ hai, gặp khách hàng ở quán cà phê hay ở nhà riêng thiếu sự chuyên nghiệp. Thứ ba, đội nhóm khó phối hợp khi mỗi người làm ở một nơi.
Một văn phòng nhỏ giải quyết cả 3 hạn chế này với chi phí vừa phải. Tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, văn phòng nhỏ 20 đến 30 mét vuông ở khu vực ngoài trung tâm có giá thuê phổ biến từ 6 đến 12 triệu đồng mỗi tháng. Chia cho 4 người, mỗi người chỉ gánh 1,5 đến 3 triệu đồng. Theo phân tích của Báo Doanh Thu (baodoanhthu.com), với startup đã có doanh thu đều, khoản chi này thường xứng đáng.
Tuy nhiên, thuê văn phòng chỉ hợp lý khi bạn đã có dòng tiền ổn định ít nhất 3 đến 6 tháng. Nếu doanh thu chưa đều, hãy bắt đầu bằng không gian làm việc chung theo tháng, rồi chuyển sang văn phòng riêng khi đội ngũ ổn định.
7 tiêu chí chọn vị trí văn phòng nhỏ
Đừng chọn văn phòng chỉ vì giá rẻ hay vì trông đẹp trong ảnh quảng cáo. Hãy chấm điểm từng lựa chọn theo 7 tiêu chí sau:
- 1. Giao thông và chỗ gửi xe: Văn phòng nên gần tuyến xe buýt, metro hoặc đường lớn, có chỗ gửi xe máy cho nhân viên và chỗ gửi ô tô cho khách. Hãy tự đi thử vào giờ cao điểm buổi sáng, vì một địa điểm nhìn gần trên bản đồ có thể mất 40 phút di chuyển vì kẹt xe.
- 2. Chi phí tổng mỗi tháng: Giá thuê niêm yết chưa phải chi phí thực. Hãy cộng thêm phí quản lý, tiền điện, nước, internet, gửi xe và thuế giá trị gia tăng rồi mới so sánh.
- 3. Hạ tầng kỹ thuật: Kiểm tra tốc độ internet, số lượng ổ cắm điện, điều hòa có đủ mát cho cả phòng không và thang máy có hay kẹt giờ cao điểm không.
- 4. Khả năng mở rộng: Hỏi trước chủ nhà xem khi đội ngũ tăng từ 4 lên 8 người, bạn có được ưu tiên thuê thêm phòng bên cạnh không.
- 5. An ninh và giờ giấc: Văn phòng cần có bảo vệ, camera và khóa riêng, đồng thời cho phép làm việc ngoài giờ và cuối tuần nếu đội ngũ hay chạy deadline.
- 6. Hình ảnh với khách hàng: Nếu bạn thường xuyên đón khách, văn phòng nên ở tòa nhà có sảnh tiếp khách lịch sự và phòng họp riêng.
- 7. Môi trường xung quanh: Gần quán ăn trưa giá bình dân, cửa hàng tiện lợi và ngân hàng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian mỗi ngày.
Bạn nên đi xem ít nhất 3 văn phòng khác nhau và ghi chú từng tiêu chí vào một bảng so sánh trước khi quyết định. Đừng ký hợp đồng ngay trong buổi xem đầu tiên.
Bắt tay sau khi ký hợp đồng là lúc bạn đã chốt xong mọi điều khoản. (Ảnh minh họa)
Cách tính chi phí thực khi thuê văn phòng nhỏ
Nhiều startup chỉ nhìn giá thuê niêm yết rồi bất ngờ khi hóa đơn hằng tháng cao hơn dự tính 30 đến 40 phần trăm. Hãy tính đủ 6 khoản sau:
- Tiền thuê mặt bằng: Giá niêm yết theo mét vuông mỗi tháng, nhân với diện tích. Hỏi rõ giá này đã bao gồm thuế giá trị gia tăng hay chưa, vì thuế 10 phần trăm làm thay đổi đáng kể tổng chi phí.
- Phí quản lý và dịch vụ: Phí quản lý tòa nhà, vệ sinh khu vực chung, bảo vệ và thang máy, phổ biến từ 1 đến 3 triệu đồng mỗi tháng cho văn phòng nhỏ.
- Tiền điện, nước, internet: Văn phòng 4 đến 6 người dùng điều hòa cả ngày thường tốn 1 đến 2 triệu đồng tiền điện mỗi tháng. Internet cáp quang riêng khoảng 300.000 đến 500.000 đồng mỗi tháng.
- Tiền gửi xe: Phí gửi xe máy phổ biến 100.000 đến 200.000 đồng mỗi xe mỗi tháng, ô tô từ 1,5 đến 3 triệu đồng mỗi tháng.
- Tiền cọc và chi phí ban đầu: Chủ nhà thường yêu cầu đặt cọc 2 đến 3 tháng tiền thuê, cộng tiền thuê tháng đầu tiên. Với văn phòng 10 triệu đồng mỗi tháng, bạn cần chuẩn bị 30 đến 40 triệu đồng lúc ký hợp đồng.
- Chi phí setup: Bàn ghế, tủ hồ sơ, bảng trắng và cây xanh. Nếu thuê văn phòng đã có sẵn nội thất, bạn tiết kiệm được khoản này nhưng giá thuê thường cao hơn.
Ví dụ: văn phòng 30 mét vuông giá 9 triệu đồng mỗi tháng, phí quản lý 1,5 triệu đồng, điện nước internet 1,5 triệu đồng, gửi xe 4 xe máy 600.000 đồng, tổng chi phí thực là 12,6 triệu đồng mỗi tháng, chưa kể tiền cọc 27 triệu đồng lúc ký.
Cách thương lượng giá thuê và điều khoản hợp đồng
Giá thuê văn phòng nhỏ thường có thể thương lượng, nhất là khi bạn thuê dài hạn hoặc tòa nhà còn nhiều phòng trống. Hãy áp dụng 5 cách sau:
- 1. Thuê dài hạn để đổi lấy giá tốt: Ký hợp đồng 2 năm thay vì 1 năm thường giúp bạn giảm 5 đến 10 phần trăm giá thuê và tránh tăng giá sau năm đầu tiên. Chỉ làm vậy khi bạn chắc chắn gắn bó với vị trí đó ít nhất 2 năm.
- 2. Xin miễn phí 1 đến 2 tuần setup: Nhiều chủ nhà đồng ý cho bạn 1 đến 2 tuần đầu không tính tiền thuê để sửa chữa và lắp đặt nội thất. Hãy đưa điều này vào hợp đồng bằng văn bản.
- 3. Thương lượng phí dịch vụ, không chỉ giá thuê: Nếu chủ nhà không giảm giá thuê, hãy thử thương lượng miễn phí gửi xe 3 tháng đầu hoặc giảm phí quản lý.
- 4. Thỏa thuận rõ điều khoản tăng giá: Hợp đồng nên ghi rõ mức tăng giá tối đa mỗi năm, ví dụ không quá 5 phần trăm.
- 5. Đọc kỹ điều khoản chấm dứt và hoàn cọc: Hỏi rõ điều kiện được hoàn cọc khi kết thúc hợp đồng, thời gian báo trước khi chấm dứt sớm và mức phạt nếu bạn rời đi trước hạn.
Ngoài giá thuê, bạn nên kiểm tra 3 điểm pháp lý trước khi ký. Thứ nhất, chủ nhà có giấy tờ chứng minh quyền cho thuê hay không, ví dụ sổ đỏ hoặc hợp đồng thuê lại hợp lệ. Thứ hai, văn phòng có được phép đăng ký kinh doanh tại địa chỉ đó không, vì một số chung cư không cho phép đăng ký văn phòng. Thứ ba, hợp đồng có công chứng hay chỉ ký tay, và bạn giữ một bản gốc đầy đủ.
Những sai lầm khiến startup mất tiền oan khi thuê văn phòng
Sau đây là 5 sai lầm phổ biến mà nhiều startup và freelancer mắc phải:
- Thuê văn phòng quá lớn so với nhu cầu: Thuê 80 mét vuông cho đội 4 người chỉ vì trông sang trọng sẽ đốt tiền mỗi tháng. Hãy thuê vừa đủ cho 6 đến 12 tháng tới.
- Ký hợp đồng mà không xem văn phòng vào giờ làm việc thực tế: Văn phòng xem lúc cuối tuần yên tĩnh có thể ồn ào vì quán karaoke bên cạnh vào buổi tối.
- Không tính chi phí chuyển văn phòng: Khi hết hợp đồng và phải chuyển đi, bạn tốn tiền vận chuyển và gián đoạn công việc vài ngày.
- Để một người đứng tên toàn bộ hợp đồng: Nếu startup có 2 đến 3 người sáng lập, hợp đồng thuê nên đứng tên công ty hoặc có thỏa thuận nội bộ rõ ràng về trách nhiệm thanh toán.
- Quên tính tiền thuê vào giá sản phẩm: Tiền thuê văn phòng là một phần chi phí vận hành và phải được tính vào giá bán sản phẩm, dịch vụ. Bạn có thể tham khảo bài viết tính giá vốn cho quán cà phê mang đi để hiểu cách đưa chi phí cố định vào giá bán.
Làm việc cùng nhau trong văn phòng nhỏ giúp đội nhóm phối hợp nhanh hơn mỗi ngày. (Ảnh minh họa)
Văn phòng nhỏ, văn phòng chia sẻ hay làm việc ở nhà: chọn sao cho đúng giai đoạn
Không có lựa chọn nào đúng cho mọi giai đoạn, chỉ có lựa chọn phù hợp với tình hình hiện tại của bạn:
- Làm việc ở nhà: Phù hợp khi bạn làm một mình, doanh thu chưa ổn định và chưa cần gặp khách hàng thường xuyên. Chi phí gần như bằng không.
- Không gian làm việc chung: Phù hợp khi đội 2 đến 3 người, cần môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng chưa muốn cam kết hợp đồng dài hạn. Chi phí linh hoạt theo tháng, có sẵn phòng họp.
- Văn phòng nhỏ riêng: Phù hợp khi đội 3 đến 8 người, doanh thu đã đều ít nhất 3 đến 6 tháng và cần không gian riêng để bảo mật dự án và tiếp khách.
Nếu bạn thuê văn phòng để ở kết hợp làm việc, hãy đọc thêm bài viết thuê nhà nguyên căn cho gia đình trẻ để biết cách kiểm tra hợp đồng và tránh các bẫy tiền cọc. Nếu kế hoạch dài hạn của bạn là mua nhà để làm văn phòng, bài viết vay ngân hàng mua nhà lần đầu sẽ giúp bạn tính khả năng trả nợ trước khi quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Thuê văn phòng nhỏ cần đặt cọc bao nhiêu?
Chủ nhà thường yêu cầu đặt cọc 2 đến 3 tháng tiền thuê, cộng tiền thuê tháng đầu tiên. Với văn phòng 10 triệu đồng mỗi tháng, bạn cần chuẩn bị 30 đến 40 triệu đồng lúc ký hợp đồng.
Thuê văn phòng nhỏ có được đăng ký kinh doanh không?
Tùy thuộc vào loại hình bất động sản. Văn phòng trong tòa nhà văn phòng hay nhà phố thương mại thường được đăng ký kinh doanh. Căn hộ chung cư để ở thường không được phép đăng ký làm trụ sở công ty.
Nên thuê văn phòng bao lâu thì hợp lý?
Với startup, hợp đồng 1 đến 2 năm là hợp lý. Hợp đồng 1 năm linh hoạt hơn khi đội ngũ thay đổi nhanh, hợp đồng 2 năm giúp bạn có giá thuê tốt hơn và tránh tăng giá. Tránh ký trên 3 năm khi startup còn ở giai đoạn đầu.
Kết luận
Thuê văn phòng nhỏ là quyết định quan trọng của startup và freelancer, vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí cố định hằng tháng và năng suất làm việc của cả đội. Hãy chọn vị trí theo 7 tiêu chí gồm giao thông, chi phí tổng, hạ tầng, khả năng mở rộng, an ninh, hình ảnh và môi trường xung quanh, tính đủ chi phí thực thay vì chỉ nhìn giá niêm yết, và thương lượng kỹ giá thuê cùng các điều khoản hợp đồng trước khi ký.
